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行政区域界线档案管理办法
2013-01-04 08:33  

 

关于印发《行政区域界线档案管理办法》的通知

 

各省、自治区、直辖市民政厅(局)、档案局,新疆生产建设兵团民政局、档案局:

为了加强行政区域界线档案的规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《行政区域界线管理条例》的有关规定,民政部会同国家档案局制定了《行政区域界线档案管理办法》。现印发给你们,请遵照执行。

各地要按照《行政区域界线档案管理办法》的规定,切实做好行政区域界线档案管理的各项工作。1989年至2002年全面勘定省、县两级行政区域界线期间的文件材料尚未完成立卷、归档工作的,应当于本通知下发后一年内完成。

 

                                 中华人民共和国民政部

国家档案局

                                 二O一二年一月六日

 

行政区域界线档案管理办法

 

第一条  行政区域界线档案是民政专业档案,是国家档案资源的重要组成部分。为了加强省、县两级行政区域界线档案工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《行政区域界线管理条例》的有关规定,制定本办法。

第二条  本办法所称行政区域界线档案是指在行政区域界线勘定和管理过程中形成的与行政区域界线的位置、走向、名称等密切相关,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。

1989年至2002年全面勘定省、县两级行政区域界线(以下简称全面勘界)和各项行政区域界线日常管理活动(以下简称日常管界)形成的成果类档案适用本办法。

第三条  县级以上各级人民政府民政部门、档案行政管理部门及其职能机构和工作人员,应当按照国家有关规定,在各自职责权限范围内依法开展行政区域界线档案工作

第四条  县级以上各级人民政府民政部门档案机构对行政区域界线档案实行集中保管,指定专职人员负责保管工作。可以通过设立专门的行政区域界线档案保管机构并配备专职人员的方式,加强行政区域界线档案保管力量。

第五条  全面勘界和日常管界形成的文件材料应当按照归档范围及时归档。归档范围见附件一

第六条  县级以上各级人民政府民政部门行政区域界线管理机构应当在工作完成后6个月内向本部门档案机构和上级人民政府民政部门归档。

第七条  行政区域界线文件材料应当区分不同行政区域界线或者交会点进行整理立卷。

全面勘界文件材料已经立卷的,应当维持案卷原貌不变

日常管界文件材料按照行政区域界线联合检查、行政区域界线变更及勘定、界桩及其他标志物变化、行政区域界线纠纷处理、其他行政区域界线日常管理活动(如平安边界建设)等分别整理立卷。

行政区域界线交会点材料单独整理立卷。

第八条  行政区域界线文件材料由县级以上各级人民政府民政部门行政区域界线管理机构负责整理立卷,其中需要向上级人民政府民政部门归档的由毗邻各方共同整理立卷。

需要共同整理立卷的,其中,行政区域界线联合检查文件材料由联检工作牵头方负责牵头整理立卷,其他工作文件材料由行政区划代码靠前的一方牵头整理立卷。

第九条  行政区域界线档案案卷质量应当符合以下要求

(一)文件材料批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后。

(二)文件材料应当标注页号,案卷封面、卷内文件目录、备考表等项目应当逐项准确填写。案卷封面、卷内文件目录、备考表式样见附件二。

(三)照片材料贴在A4规格的复印纸上附加说明后随卷装订。

(四)案卷装订应当牢固、整齐。

第十条  声像材料按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)要求整理;行政区域界线管理过程中形成的电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)要求整理。

第十一条  案卷内日常管界文件材料排序应当符合以下要求:

(一)行政区域界线联合检查、界桩及其他标志物变化、行政区域界线纠纷处理、其他行政区域界线日常管理活动案卷文件材料按照形成时间先后排序;

(二)行政区域界线变更及勘定案卷设立分册,其中行政区域界线协议书附图、工作用图分册的文件材料按照图幅编号排序,界桩成果表、界桩登记表、界桩照片分册的文件材料按照界桩号排序,其他分册的文件材料按照形成时间先后排序。

第十二条  行政区域界线档案案卷按照行政区划管理层级——行政区域界线或者交会点代号顺序排列,同一条行政区域界线或者同一个交会点的所有案卷按照形成的时间顺序排列,全面勘界案卷在前,日常管界案卷接续在后。

行政区域界线档案案卷按照案卷排列顺序编写案卷号。

第十三条  县级以上各级人民政府民政部门档案机构应当编制案卷目录。案卷目录式样见附件三。

第十四条  行政区域界线档案的保管期限为永久。

第十五条  行政区域界线档案实行多套异地保存。保存单位见附件四。

第十六条  行政区域界线档案库房应当按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)建设,具备防光、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防盗窃、防泄密等保管条件,配备必要的保管设备和防护设施。行政区域界线协议书附图和工作用图应当配备专门的图柜(盒)保管。

第十七条  县级以上各级人民政府民政部门档案机构应当做好行政区域界线档案的数字化工作。

第十八条  县级以上各级人民政府民政部门形成的行政区域界线档案应当按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定向同级国家综合档案馆移交。

第十九条  行政区域界线档案的利用应当符合下列要求:

(一)档案形成、移交单位以及上级业务主管单位可以利用行政区域界线档案;

(二)各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要可以查阅行政区域界线档案;

(三)其他单位和个人可以查阅行政区域界线档案中除过程性文件材料之外的其他文件材料。

行政区域界线档案原件一般不得向第(一)项以外的单位和个人提供。

行政区域界线档案仅限于当场查阅、复制或者摘录。

行政区域界线信息管理系统数据档案的利用参照《省级行政区域界线信息管理系统数据使用管理暂行办法》(民勘办发〔2003〕22号)执行

第二十条  县级以上各级人民政府民政部门应当建立行政区域界线档案管理利用制度。有关单位和个人利用档案应当提出申请,说明理由,并经民政部门行政区域界线管理机构同意。

第二十一条  利用属于国家秘密的行政区域界线档案应当按照国家相关保密法律法规进行审批。

第二十二条  行政区域界线档案复印件需加盖县级以上人民政府民政部门档案机构印章方为有效。有关单位和个人未经县级以上人民政府民政部门同意,不得公开档案内容。

第二十三条  乡(镇)级行政区域界线档案的管理参照本办法的有关规定执行。

第二十四条  本办法自公布之日起实施。

《勘界档案管理暂行规定》(国勘办发〔1997〕12号)同时废止。

附件一:

 

行政区域界线文件材料归档范围

 

一、全面勘界文件材料归档范围

1.毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书及其报批请示、上级批复。

附件:协议书附图(包括复印签字图)、界桩成果表

2.毗邻行政区勘界工作领导小组办公室关于起草《毗邻行政区人民政府联合勘定的行政区域界线协议书》的说明、联合勘界工作总结。

3.行政区域界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料。

4.勘界测绘成果材料:观测手簿、计算手簿、计算成果、行政区域界线调绘资料、航片等。

5.勘界测绘技术设计书、勘界测绘技术工作总结。

6.工作用图。

7.界桩登记表。

8.界桩照片。

9.行政区域界线详图集及样图。

10.双方上一级人民政府或勘界工作领导小组及其办公室、双方勘界工作领导小组及其办公室共同指定的依据材料或地形图。

11.联合勘界实施方案及其请示、上级批复。

12.双方(含上级)实地调查共同形成的调查报告、处理意见等文件材料。

13.双方各级勘界协商会议形成的协议、纪要、附图等文件材料。

14.有关业务主管部门对跨越行政区域界线的自然资源权属处理意见。

15.双方上一级人民政府或勘界工作领导小组的裁决及勘界工作领导小组办公室的协调处理意见。

16.毗邻方在行政区域界线勘定过程中形成的来往文书材料。

17.行政区域界线联检记录、纪要及处理意见。

18.其他应当归档的文件材料。

    日常管界文件材料归档范围

   (一)行政区域界线联合检查文件材料

1.毗邻行政区人民政府行政区域界线联合检查报告,各级人民政府民政部门起草联检报告的有关文件材料。

2.联检实施方案及上报(下发)方案有关文件材料。

3.联检过程中形成的会议纪要、协议等文件材料。

4.联检过程中形成的联检记录表、行政区域界线行政区域界线标志物检查及修测记录、界桩成果表、界桩登记表、界桩照片。

5.其他应当归档的文件材料。

(二)行政区域界线变更及勘定文件材料

1.上级人民政府批准变更行政区域界线的文件材料。

2.毗邻行政区人民政府联合勘定行政区域界线的协议书及其上报备案的报告。

附件:协议书附图(包括复印签字图)、界桩成果表

3.毗邻行政区人民政府民政部门关于起草联合勘定行政区域界线协议书的说明、工作总结。

4.行政区域界线交会点协议、纪要、附图及测绘成果等文件材料。

5.测绘成果有关文件材料。

6.测绘技术设计书、勘界测绘技术工作总结。

7.工作用图。

8.界桩登记表。

9.界桩照片。

10.联合勘界的实施方案等有关文件材料。

11.毗邻方(含上级)实地调查共同形成的调查报告、处理意见等文件材料。

12.毗邻方各级协商会议形成的协议、纪要、附图等文件材料。

13.有关业务主管部门对跨越行政区域界线的自然资源权属处理意见。

14.毗邻方上一级人民政府的裁决及其民政部门的协调处理意见。

15.毗邻方在行政区域界线勘定过程中形成的来往文书材料。

16.其他应当归档的文件材料。

(三)界桩及其他标志物变化文件材料

1.毗邻方人民政府或者民政部门形成的有关界桩分工管理的文件材料。

2.记录损坏界桩修复情况的文件材料。

3.毗邻方人民政府有关因建设、开发等原因需要移动或者增设界桩的协议书及其上报备案的文件材料。

4.界桩移动或者增设后的界桩成果表、界桩登记表、界桩照片等有关测绘文件材料。

5.行政区域界线其他标志物变化后的修测文件材料。

6.处罚违反界桩及其他标志物管理规定行为的文件材料。

7.其他应当归档的文件材料。

(四)行政区域界线纠纷处理文件材料

1.上级人民政府或民政部门处理纠纷的决定、批示、协调意见等文件材料。

2.毗邻方人民政府或者民政部门签订的处理纠纷的协议、纪要以及附图、测绘成果等文件材料。

3.处理纠纷的往来文件材料,协调会议有关文件材料。

4.其他应当归档的文件材料。

(五)其他行政区域界线日常管理活动材料

1.上级人民政府或者主管部门作出的与具体行政区域界线有关的决定、意见等文件材料

2.毗邻方签订的与行政区域界线有关的协议、纪要以及联合上报(下发)的文件材料。

3.毗邻方联合创建行政区域界线管理制度的文件材料。

4.行政区域界线详图集及编制过程中形成的有关文件材料。

5.毗邻的各有关人民政府同意生产、建设用地需要横跨行政区域界线的文件材料,生产、建设用地的审批和备案文件材料。

6.有关资源主管部门处理边界资源纠纷的决定、意见等文、图材料。

7.处理违反《行政区域界线管理条例》行为的文件材料。

8.其他应当归档的文件材料。


 

附件二:

案卷封面、卷内文件目录、备考表式样

一、案卷封面式样

(一)案卷封面式样(文件)

 

(全宗名称)

(立卷单位)

(行政区域界线(交会点)名称及编号)

(案卷题名)

 

       月至     

保管期限

永久

 本卷共             

   

 

 

全宗号

目录号

案卷号

 

 

 

 

 

 


 

说明

1.全宗名称:填写档案保管单位的全称,由档案保管单位填写。

2.立卷单位:填写立卷单位的全称,由立卷单位填写;单独立卷的填写单独的单位名称,联合立卷的填写所有单位名称。

3.案卷题名:填写能反映本案卷主要内容的标题,由立卷单位填写。

4. 全宗号、目录号、案卷号:由档案保管单位填写,其中,全宗号是全宗名称对应的代码,由档案行政管理部门确定;目录号对应每一条行政区域界线(每个交会点),同一全宗号下的目录号不得重复;案卷号是案卷排列的顺序号,每条行政区域界线(每个交会点)从第1份勘界档案开始分别从1开始编号。

5.其他内容:由立卷单位填写。


(二)案卷封面式样(图纸)

 

    行政区域界线编号:                         级:

    行政区域界线名称:                     保管期限:永久

 

(全宗名称)

 

(案卷题名)

(比例尺)

 

(立卷单位)

(立卷时间)

全宗号

目录号

案卷号

 

 

 

 

 

说明:填写方法同案卷封面式样(文件)。


二、卷内文件目录式样

 

         

顺序号

文号

责任者

题名

日 期

页号

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

说明:卷内文件是图纸的,卷内文件目录用接图表代替。


三、备考表式样

 

     

 

    本卷情况说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            立卷人:

                            检查人:

                            立卷时间:

 

说明:备考表由立卷单位逐项填写。档案保管单位填写需要说明的其他事项,应当注明时间并签字。


 

附件三:

案卷目录封面、正文式样

一、案卷目录封面式样

 

行政区域界线档案案卷目录

 

 

 

    全宗名称:

    全宗号:

行政区域界线(交会点)名称及编号:

目录号:

保管期限:

 

 

 

 

 

                      编制机关:

                      编制日期:


 

二、案卷目录正文式样

 

     

案卷号

案卷题名

年度

期限

密级

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

附件四:

行政区域界线档案多套异地保存

 

一、全面勘界档案

省级行政区域界线:国务院民政部门档案机构保存原件(或印刷件),省级人民政府民政部门档案机构保存复印件(或印刷件)(其中协议书附图为复印签字图)。

县级行政区域界线:国务院民政部门档案机构保存第1、3项的复印件(或印刷件),省级人民政府民政部门档案机构保存原件(或印刷件)。

二、日常管界档案

(一)行政区域界线联合检查档案、界桩及其他标志物变化档案、行政区域界线纠纷处理档案、其他行政区域界线日常管理活动档案:

省级行政区域界线:国务院民政部门档案机构保存毗邻方形成的一致性文件材料的印刷件(或复印件),省级人民政府民政部门档案机构保存原件。

县级行政区域界线:由省级人民政府民政部门自行确定。

(二)行政区域界线变更及勘定档案:

省级行政区域界线:国务院民政部门档案机构保存原件(或印刷件),省级人民政府民政部门档案机构保存复印件(或印刷件)(其中协议书附图为复印签字图)。

    县级行政区域界线:国务院民政部门档案机构保存第1、2、4项的复印件(或印刷件),省级人民政府民政部门档案机构保存原件(或印刷件)。

 

 

 

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