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南京市家庭档案管理规范(试行)
2011-08-10 16:50  

 

一、法律依据和适用范围

本规范根据《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》制定,适用于南京市各家庭的家庭档案管理。

二、家庭档案的定义

家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。

三、家庭档案的管理原则

家庭档案是维护家庭及家庭成员的合法权益和经济利益、反映家庭历史真实面貌的重要依据,由家庭成员参与收集,并在家庭中集中存放、统一管理。

四、家庭档案的收集

家庭档案的收集,是指把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。

4.1 家庭档案的收集要求

家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律,保证家庭档案的系统、完整和准确。

4.2 家庭档案的收集范围

各家庭可根据实际,确定本家庭档案的收集范围。

家庭档案收集的范围主要有:

4.2.1 宝宝康乐档案:计划生育材料,胎儿诞生及发育成长材料,婴儿出生材料,婴幼保健材料,婴幼教育材料,婴幼音像材料等。

4.2.2 学生时代档案:典型的课本、作业、成绩单,毕业证等证件,在校期间的照片、录音、录像,升学考试材料,学习日记,师生书信,毕业纪念及同学互赠材料,择业材料等。

4.2.3 恋爱婚姻档案:恋爱书信及照片,结婚证书、结婚照片、婚礼录像等。

4.2.4 工作成果档案:工作日记,发表的论文及著作手稿、出版物,科研、革新、发明材料,荣誉证书、奖杯、奖牌,参加重大活动和比赛项目的有关材料、纪念品等,职称评审、培训相关材料及取得的证书、工作照片及录音录像等。

4.2.5 当家理财档案:当家理财记录,购物发票,家电说明书,房地产证等有关证件,家庭参与经营和财产购置的合同书、协议书、信函等材料。

4.2.6 兴趣爱好档案:个人收藏,手工制作,书画作品,获奖证书等。

4.2.7 医疗保健档案:病历,身体检查的片子,化验单,医疗方案,家族病史记录等。

4.2.8 家庭历史档案:家族简况、家史,父系亲属和母系亲属简况记录,谱牒,收藏品及传代品等。

4.2.9 家庭综合档案:全家福照片,家庭成员生日录像,有纪念意义活动的录音、录像,家庭大事记,家庭成员基本情况记录,家庭成员形成或收集的书画、工艺作品等。

五、家庭档案的整理

家庭档案的整理是指将处于零散状态的家庭档案材料,进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

5.1 家庭档案的分类

家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。

家庭档案主要的分类方法包括:

5.1.1 基本分类法:

5.1.1.1 按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、当家理财类、兴趣爱好类、医疗保健类、家庭历史类、综合类。

5.1.1.2 按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、信函类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机软盘类、综合类。

5.1.1.3 按家庭成员可把家庭档案分为祖父(外祖父)、祖母(外祖母)、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹等所属档案,也就是说,家庭中有多少位成员就设多少类,外加综合类。

5.1.2 复合分类法:

家庭档案数量较多的可采用家庭档案复合分类方法。

5.1.2.1 形式――成员分类法

首先把家庭档案材料按形式分开,然后在同一形式下再按家庭成员分类。

5.1.2.2 内容――成员分类法

首先把家庭档案材料按内容分开,然后在内容下再按家庭成员分类。

5.1.2.3 成员――形式分类法

首先把家庭档案材料按成员分开,然后在成员下再按形式分类。

5.1.2.4 形式――内容分类法

首先把家庭档案按形式分开,然后在形式下再按内容分类。

各家庭可根据本家庭档案特点,选用家庭档案的基本或复合分类方法中的一种进行家庭档案的分类。分类方法确定后不可随意更改。

5.2 家庭档案的排列

5.2.1 家庭档案的排列是指在对家庭档案进行分类的基础上,对各类档案材料分别进行排列,包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。

5.2.2 盒内档案材料的排列可以按时间或重要程度顺序排列。通常情况下按照形成的时间顺序进行排列。

5.2.3 档案盒的排列可以根据不同的种类分别按形成时间顺序排列。不同种类的档案分开排列。

各家庭可根据家庭生活实际确定档案盒的排列顺序。

5.3 家庭档案的编号

5.3.1 家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上,给每件档案材料一个号码(称件号),用以固定家庭档案材料的位置,便于查找和利用。家庭档案编号应按每个大类内档案材料的排列顺序,从“l”开始编流水号。

5.3.2 家庭档案数量较多的还应该给家庭档案盒编号,家庭档案盒的盒号,按大类从“l”开始编流水号。家庭档案数量少的可不编制家庭档案盒号。

5.4 家庭档案的编目

5.4.1 家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标签。

5.4.2 家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、形成者、日期、页(张)数、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。

5.4.3 家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号,可用碳素笔直接填写,也可填写在不干胶标签上,然后粘贴在家庭档案盒脊背上。

5.5 家庭档案的装盒

家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。

5.6 家庭档案的保管

家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。

家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘等。

家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案送交市、区档案馆寄存或托管。

六、家庭档案的利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。

涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。

家庭档案所有者可以自愿向国家综合档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠后,家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权,并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

家庭中有对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案,向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当经南京市档案行政管理部门批准,严禁倒卖牟利,严禁卖给或者赠送给外国人。

七、家庭档案管理人员

家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用。

家庭档案管理人员应掌握必要的档案法律知识和档案管理技能。

家庭档案管理人员应定期整理家庭档案,并向家庭成员通报家庭档案整理情况。

八、本规范由南京市档案局负责解释  

                                                  二〇〇八年六月

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