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上海市徐汇区家庭档案管理规范
2011-08-10 16:47  

 

为进一步深入实践科学发展观,坚持以人为本,区档案局通过区政府创建的社会事业示范项目三年行动计划这一平台,立足部门联手、条块共建,引导居民建立家庭档案,将这项群众自愿参加,自我教育和自己受益的家庭档案文化活动,融入到满足人民群众日益增长的精神文化需求中,促进档案工作为民生与构建和谐社会服务。现结合实际,提出本区家庭档案管理规范。

一、家庭档案的定义及作用

家庭档案是指家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存,并对家庭具有使用和保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。

随着家庭生活日益丰富多彩,民众在社会生活中对建立家庭档案的意识愈来愈强,把在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料,分门别类妥善整理保存,对于科学合理安排家庭生活;积淀家庭历史文化,培育后人,感悟人生起到积极的作用。

二、家庭档案的管理原则

家庭档案在建设小康社会进程中兴起,反映了人们在物质生活丰富的同时,对精神文化的新需求,顺应了21世纪人的全面发展的社会趋势。家庭档案是维护家庭及家庭成员的合法权益和经济利益、反映家庭历史真实面貌的重要依据,应在家庭中相对集中存放、统一管理。

三、家庭档案的收集

家庭档案的收集,是指把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。

(一)家庭档案的收集要求

家庭档案的收集应考虑使用和保存价值,注重收集家庭特色材料,并遵循家庭档案的自然形成规律,保证家庭档案的系统、完整和准确。

(二)家庭档案的收集范围

各家庭可根据实际,确定本家庭档案的收集范围。主要有:

1、婴幼儿材料:包括胎教、出生证、独生子女证、宝宝印、胎毛笔、记录宝宝首次活动的各类载体,如声音、动作等、有纪念意义的小衣服、鞋帽等实物。

2、学业材料:反映学习情况的材料,如入学通知、成绩册、证书、读书笔记、剪报、荣誉、文章、声像、光盘、实物等。

3、婚恋材料:恋爱书信及照片,结婚证书、结婚照片、婚礼录像等。

4、工作情况材料:工作日记,论文及著作手稿、出版物,科研、革新、发明材料,各类荣誉证书、奖杯、奖牌,参加重大活动和比赛项目的有关材料、纪念品等,工作照片及录像等。

5、日常生活材料:理财记录,购物发票,设备是使用说明书,房地产证等有关证件,家庭参与经营和财产购置的合同书、协议书、信函等材料。

6、医疗保健材料:病历,体检记录,医疗方案,重要病史记录等。

7、家庭历史材料:家族简况、家史,谱牒,家庭主要成员及社会关系简介,收藏品等。

8、其它材料:家庭大事记,主要成员生日、纪念声像材料等。

四、家庭档案的整理

家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。主要的分类方法包括:

(一)分类

 1、基本分类

(1)按内容分,可分为爱情婚姻、宝宝康乐、学生时代、工作创造、当家理财、医疗保健、物品珍藏、家族历史、综合类。

(2)按载体形式分,可将家庭档案分为纸质、照片、声像、电子、实物五大类。

(3)按家庭成员分,即按家庭中每个成员,把家庭档案分成综合类。如三口之家可分为父亲、母亲、孩子、综合四个类别。每个成员由生到死形成的全部档案材料。

 2、组合分类

(1)按时间—内容分,将家庭档案材料按时间段分开,在每一阶段内再按内容分类。

(2)按载体—时间分,将家庭档案材料按不同载体分开,在每一种载体内再按时间段分类。

(3)按内容—载体分,将家庭档案材料按不同的内容分开,在每一项内容下再按载体分类。

(二)排列

家庭档案的排列是指在对家庭档案进行分类的基础上,对每类档案材料分别进行排列,包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。

1、盒内档案材料的排列可以按时间或重要程度顺序排列。通常情况下按照形成的时间顺序进行排列。

2、档案盒的排列可以根据不同的种类分别按形成时间顺序排列。不同种类的档案不能排列在一起。

(三)编号

家庭档案的编号是指在家庭档案有序排列的基础上,给每件档案材料一个号码,用以固定家庭档案材料的位置,便于查找和利用。家庭档案编号应按每个大类内档案材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。

现以三口之家为例,大类中按家庭成员可分为4类:1为父亲;2为母亲;3为孩子;4为综合。小类中按载体可分为5类:1是纸质类;2是照片类;3是声像类;4是电子类;5是实物类。

如父亲的纸质类中的第一卷(件)其档号为:1.1—1 

(四)编目

家庭档案的编目主要包括编制家庭档案检索目录、填写家庭档案盒脊背标签。

1、家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、形成者、日期、页(张)数、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制,单独存放。

2、家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号,可用碳素笔直接填写,也可填写在不干胶标签上,然后粘贴在家庭档案盒脊背上。

(五)装盒

 1、按照分类和编号的顺序将档案装入盒(袋、文件夹)等装具内。装具可根据各自的兴趣、爱好选择式样、色彩,也可以选择专业的装具。

 2、存放可分为集中存放或分散存放两种方法,分散存放时,在目录簿中注明摆放的具体方位,以方便利用。

五、家庭档案的保管

家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。

家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。

家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案送交区档案馆寄存或代为保管。

六、家庭档案的利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。

涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应妥善利用。

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