站内检索:
 
当前位置: 首页>>服务指南>>家庭建档>>正文
 
家庭建档指南
2011-08-10 16:22  

 

家庭档案建档意义
一、什么是家庭档案?家庭档案是家庭及家庭成员在家庭生活和社会实践活动中形成的具有现时利用价值和历史查考价值的可归个人保存备查的各种文字、图表、印像及其他形式的历史记录。
二、建立家庭档案的意义
1.有利于营造和睦、温馨的家庭氛围。家庭档案起着不可替代的作用。闲暇之余,全家人拿着相册、翻阅着家庭记录、追忆着那逝去的往事,会使孩子更加爱父母,感到父母建立这个家庭和哺育自己的艰辛,倍感生活在这个家庭中的温暖,使孩子从小就有热爱社会和家庭的爱心,有发愤学习、报效祖国的忠心,有热爱父母的孝心,夫妻之间更加热爱彼此筑建的家庭,更加珍惜自己家庭的幸福,促进家庭的和睦。
2.有利于家庭成员总结经验和不断成长进步。“历史是一部教科书”,家庭档案也是如此。当孩子看到自己成长记录,读书时的奖励证书时,会在激励中进一步成长进步。
3.有利于自己和家人的身心健康。家庭档案是一剂良药,记录了不同的家庭怎样同心面对生活的调整和在搏击中发展的真实过程,能促进家人的身心健康,使家庭成员在工作、学习和生活中始终保持心情豁达、乐观向上的心态,对前途充满信心。
4.有利于家庭的科学管理。虽然我们已经跨入了一个崭新的时代,但家庭档案的最原始凭证和记录还是需要每个家庭自己去收集、保管,形成其他方式无法替代的原始档案。这些资料对家庭政治、生活、理财等方面的管理起着重要的作用,在家庭中既减少了许多烦恼,又提高效率,达到了事半功倍的效果。


家庭档案的内容
人类活动极其广泛,其形式多种多样,这就决定了家庭档案内容的多样性。但是由于每个人生活所处的时间和空间不同,每个家庭所形成的档案内容与数量也就千差万别:
一、一般人员家庭档案的内容
根据我国家庭档案的特点,从目前一般家庭来看,其家庭档案的内容主要包括:
(一)家庭成员活动经历材料。如家谱、家史、自传、回忆录、生卒日期、遗嘱、遗照及保留底稿的干部、职工登记表等。
(二)证件与凭据材料。如学历证书(毕业证书)、职称证书、工作证、结(离)婚证、出生证、独生子女证、党团证、任命书、荣誉证书、聘书、奖状及各种契约、合同等。
(三)书信往来材料。如家庭成员之间,家庭成员与亲戚、朋友之间的重要来往信件等。
(四)声像材料。如反映家庭成员活动的照片、录像、录音、VCD等。
(五)学习参考材料。如日记、读书笔记、业务学习笔记、摘抄或剪辑的各种资料等。
(六)创作、革新与科研材料。如家庭成员业余创作革新的各种文稿、图样以及科学研究过程中形成的原始记录、论文著述等。
(七)家庭经济收支材料。如各种收支记录、购物凭证、存折、股票、债券和保险单等。
(八)卫生保健材料。如家庭各成员的体检记录、病情记录、就诊记录、疗养记录、防疫记录、用药记录、家用药方、烹调技术、营养知识等。
(九)家产材料。如房产证、土地证、物业管理证、重要家用电器设备记录及产品合格证、使用说明书、保修单、维修记录等。
(十)其他有关材料。
二、知名人士家庭档案的内容
所谓知名人士,是指在一定的社会范围以内,为社会政治、经济、军事、科学、文化等的某一方面做出显著成就,并享有一定声誉的人。知名人士家庭所形成的档案材料,是国家档案财富的一个重要性补充,它对于整个社会或一定的社会范围内的历史研究,具有重大意义。因而知名人士家庭应当着重做好以下内容档案的积累。
(一)文书表册材料。即与本家庭成员有关的各种文书表册,如入党申请书、入团及参加其它组织团体的申请书、志愿书、干部、职工履历表,职称、工资级别留底表,健康状况体检表等。
(二)证件材料。本家庭成员所获取的各种证书,如出生证、毕业证、结业证、学生证、党团员(费)证、会员证、结(离)婚证、工作证、退休证、等级运动员证、兵役证、图书证、营业证、税务登记证等。
(三)传记材料。如自传、日记、回忆录、工作笔记、思想总结与汇报、自我鉴定等,以及其他组织或个人对本家庭成员所作的传记回忆录、轶闻记事、报告文学、事迹介绍等。
(四)通讯材料。本家庭成员给公私方面的书信、便笺、电报、电话记录以及明信片等。
(五)论著、作品手稿材料。本家庭成员撰写或创作的各种学术论文、理论著作、经验介绍、演讲稿和其它文学艺术作品、以及设计图纸等。
(六)评介材料。有关报刊、著作对本家成员所撰写或创作的论著、作品的评介文章、商榷文章等。
(七)作用奖惩材料。与本家庭成员有关的组织或个人发出的聘任通知、任命书、奖惩通报、决定、奖状、喜报、勋章、领导人题词、号召或推荐性的报刊社论及其它评介文章等。
(八)声像材料。与本家庭成员有关的照片、录音、录像、光盘等。
(九)契簿材料。如房产文书、地契、账册、礼单、资产登记簿、收条、借条,以及家用设备图纸、使用说明书、保修单等。
(十)家庭关系材料。本家庭成员及其主要社会关系的基本情况,以及主要的老师、同学、学生、亲密的与其事业有密切关系的朋友或助手(这方面的材料如无原始性的记录,可以采取作综合性介绍的方式)等。
(十一)重大活动材料。如参加学术研讨会、对外交流会等的记录材料、家庭或组织主办的各种报告会、展览会记录、广播、电视报导盛况及次数材料等。
(十二)其它材料。如组织或个人给本家庭成员发来的祝贺、慰问、感谢、求助、悼念等信件、电报,以及有关的遗嘱、委托书等。
三、科研人员家庭档案的内容
科研人员是指从事社会科学、自然科学等领域的研究人员。不论其是社会的、还是民间的,他们的科学研究成果档案,同样也是国家宝贵的历史文化财富。为了使科学研究项目,及时地转化成科研成果,为社会服务,广大科学研究工作者,应当积极做好科研活动中各种材料的收集和管理工作。科研人员家庭档案的内容除含有一般家庭档案内容外,还应包括: 
(一)科研任务书副本等材料。
(二)专题调查研究报告等留底材料。
(三)科研项目研制计划、大纲等。
(四)方案论证报告等。
(五)科研项目原始记录副本材料,如计算、试验、归纳记录及报告书等。
(六)专题论文、报告留底材料。
(七)科研图表和有关成果性的科研文件副本材料等。
(八)科学鉴定记录副本材料等。
(九)专题研究总结等留底材料。
(十)推广使用情况、报告副本,以及奖励证书等。
(十一)文献资料目录、仪器仪表目录等。
(十二)其它材料。如有关的介绍、宣传材料、贺信、慰问信、领导题词等。
 四、个体户、专业户、工商户、私营企业主家庭档案的内容
个体户、专业户、工商户、私营企业主在法律规定的范围内所从事的经济活动,是社会主义仅有制经济的补充,他们的合法权益受到国家的保护。他们在自身的经营活动与社会活动中所形成的家庭档案,既是国家制定和研究个体经济发展战略的重要参考史料,又是从业者维护自己的合法权益的有效工具之一。因此,其主要内容有:
(一)从业者基本情况。户主姓名、年龄、性别、文化程度、从业申请、项目登记、营业执照,家庭人口、家庭成员和主要社会关系的情况、学历文凭、住址、劳力雇用,奖状和证件等。
(二)场舍房屋建设。建房申请、宅基地证、房屋设计图纸、土地承包合同、租房协议等。
(三)生产、经营工具。机动车、人力车、机械、电器、仪器设备图纸、安装使用维护记录、操作技术规程等。
(四)经营管理。承包项目、生产、经营、规模计划、总结、记实等,购销、派购合同、协议,产品加工、销售记录等。
(五)任务完成情况。向国家交纳的税款及其他产品交售记录等。
(六)财会管理。资产来源、银行存款、贷款、借款手续、账簿表册、原始收支单据、总收入、生产经营费用支出记载、人均收入、实际收支情况等。
(七)科研材料。个体户、专业户、工商户、私营企业主在生产、经营项目研究试制、技术革新和创造发明过程中所形成的各种原始记录有及工艺图纸、说明、照片等,科研成果鉴定记录,撰写的论文著述材料等。
(八)家用设备材料。如家庭购置的中高档商品记录、使用、维修图纸和说明书等。
(九)社会活动材料。参加各种会议证件、照片、发言材料以及有关信件、组织领导或群众来户指导、视察、参观时的谈话记录、照片、题词材料等。
(十)其它材料。如有关介绍本户情况的各种报刊材料,生产、经营信息材料和违章违法处罚材料等。
当然,各个家庭档案的内容不止限于上述范围,不同类型的家庭,其家庭档案的内容和数量是不相同的。对一个具体的家庭来说,应根据实际情况确定其家庭建立档案的内容。以上四种家庭的档案内容,仅供大家从多角度认识和了解家庭档案的内容及其特征,以便于日常有目的、有重点地收集家庭档案。


家庭档案的建立及其管理
要建立及管理家庭档案,首先应了解什么是家庭档案。从专业角度来看,家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录,但实际生活中并不必拘泥于此。家庭档案与国家、单位的正规档案相比,不必肩负什么历史使命、承担什么经济责任,其形式更加灵活多样。同时根据家庭情况及个人爱好,家庭档案的收集范围也更广泛。
以下就家庭基本常见档案进行分类并提出管理建议,同时也会提到一些不为大家所熟知的家庭档案,这类档案其实也有其收藏价值,是很好的家庭发展轨迹的记录,能开拓大家的思路,发现新的收藏领域。
建立家庭档案应该先从收集入手,即:将分散在家庭成员手中或散落在家庭各处的有保存价值的资料统统收集归拢,这是基础环节,有了完整齐全的档案,才能达到有效管理这一最终目标。收集的工作量比较大,但也不能眉毛胡子一把抓,心中应该有个大致的收集范围,否则容易遗漏。根据现时一般家庭情况,主要从以下几大类去着手收集: 
一、财产档案。包括家庭收入支出账目、存单、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票等。
二、证件档案。包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。
三、说明书档案。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。
四、照片、音像档案。包括家庭成员各个时期的照片,结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。
五、健康档案。包括病历、诊断书、医疗保健卡、C T等检查结果及片子、心电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录以及医院处方、饮食禁忌等。
六、交友联谊档案。包括亲朋好友的住址、电话号码,同学和老师名录、同事名录,来往信件、贺卡等。
七、个人履历档案。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期,自传、简历、日记,奖状、奖牌,各种考试的成绩单等;也可包括个人特长爱好、收藏等,如书法书画作品、学术论文、专著,在各类报刊发表的文章及作品,名人好友题词题字,邮票及封片等邮品,各类艺术品收藏,书报刊物收集等等。
做好家庭档案的收集工作之后,就可以着手进行整理编目、立卷。
各类资料收集在一起,如果不整理编目,仍然处于无序状态,不便长期保存和查找利用,因此应按时间顺序分门别类组成若干个保管单位后装盒(袋)、编号、登记目录,才能称为真正意义上的家庭档案。
传统的整理方法是将纸质材料用线装订成卷,但未经过专业训练的人士不大容易做到也可能因怕麻烦而产生厌烦,另外这样做也容易损伤原件,且家庭档案种类繁杂,纸张规格大小不一,很难装订整齐,因此不必装订可直接用档案盒(袋)装,如零碎的票据,可粘贴在空白纸上后编号装入纸袋内。在盒(袋)封面或脊背上注明内有何物,然后依排列顺序给每个盒(袋)编顺序号,最后进行统一登记形成总目录。如果档案盒(袋)内的材料较多,最好再分小类用信封或其它小袋子分装,在每个小袋子上编号登记,注明内容,形成每盒(袋)内的分目录,这样就便于查找了。
照片档案的整理可以就按家庭原有像册依次编顺序号,最好按内容分类装册,将每像册内照片的内容和拍摄时间写在像册封面或脊背上。像册内的照片应编号并写明拍摄时间、地点、人物和内容,可以用笔写在照片背面,也可以写在小卡片上与照片插在一起。照片底片保存一般用底片册,给每张底片编上能够与相应的照片互查的号码,还可以将底片装进底片袋,或者就放在暗盒里,编上号码集中排列在铁盒或钢制饭盒里,这样密封性较好,不易受潮。
家庭档案的装具要求不像档案馆(室)那么严格,可根据具体情况不拘一格选择装具,但无论用什么装具,必须掌握两个原则:一是不能损害档案原件;二是便于查找利用,否则就失去家庭建档的意义了。
分装好的家庭档案应保管存放在何处呢?可以视家庭条件选择保管处所。家庭档案整理完毕,最佳保管方式是按顺序号集中排放在专用橱柜里,再放上樟脑精块,这样可以防虫蛀。如果条件不允许,可以分散摆放,应注明确切的位置,但至少不能与食品混放,尤其不能搁置在潮湿或阳光直射的地方,否则会造成档案霉变、纸张脆化、字迹褪变。录音录像带、光(磁)盘等磁性材料档案,还要避免靠近带有磁场的物体。确定好家庭档案的存放位置后还应记住每次使用后要“物归原位”,避免随手放置,寻找起来困难。
保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放,家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案送所在市、县(区)或单位档案馆(室)寄存。
如果家中配置了电脑,可以将编制好的家庭档案检索目录或者重要文字材料全文输入电脑,同时为安全起见,重要文档资料应备份保存。
在现代日益丰富多彩的家庭生活中,还有许多新空间和新领域,也会随之产生新门类和新载体的档案资料,因此可以根据不同的兴趣爱好和价值取向,建立有自己家庭特色的档案。亲手制作家庭档案能科学地管理家庭,更能维系亲情,从建立家庭之初就可以有意识地收集家庭档案,新人们可以将积累的一些两个人的小信物、往来信函等等系统地整理一遍,为自己完整地保留下一笔宝贵的感情财富;准爸爸妈妈们可以亲手建立宝宝成长档案、准妈妈档案,如生产前的B超检查、记录生产时的全过程的DV,宝宝出生后的小手印、小脚印,百日、满月、周岁时的照片、录像等等,这既是宝宝人生的第一份档案,是给孩子的最好礼物,也值得爸爸妈妈们自己一生回味;从钱币、邮票、毛主席像章等传统收藏到剪报、老照片、各年代票据甚至工资单这些不那么起眼的“零碎”,无一不在记载自己和家人成长之路的同时深刻反映着社会历史的变迁。以上介绍的只是家庭档案一般知识,您如果有兴趣的话,不妨动手试试,相信家庭档案一定会使您的生活更充实丰满,使您的家庭受益无穷。


家庭档案整理方法
家庭档案的整理,即是把处于相对零乱状态的家务文书、记录等材料,经过分类、整理,使之系统化,以便于日常保管和利用。它的主要内容是分类和整理,下面分别介绍于后。
一、 家庭档案的分类
分类,亦称"归类",即是指根据事物的同和异将其集合成类的进程。家庭档案的分类,就是指在整理家庭档案的过程中,按照其来源、时间、内容等特征分成若干类别。
(一)家庭档案分类的意义和要求
一个家庭的档案既是一个有机的整体,又是若干问题或类型档案的组合。为了体现这种关系,就需要把一个家庭的档案分成若干个类别,进而进行整理,以便于保管和使用。家庭档案分类后,要有次序地进行编目和排列工作,使一个家庭的档案还原为一个整体,这就是家庭档案分类的全过程。
家庭档案的分类,是家庭档案整理的一个中心环节。分类质量的好坏,对于整理工作的质量及以后的查找使用,都有较大的关系。我们对家庭档案进行科学的分类,不仅能提高家庭档案整理的质量,而且还能使家庭档案管理有条不紊,有规可循。因此,做好家庭档案的分类,是十分重要的。
家庭档案的分类,必须以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导思想,根据家庭档案的特点,按照一定的要求来进行。分类的主要要求有以下几点:
1、选择什么样的分类方法,要从家庭档案形成的特点和规律出发,既要符合实际,又要保持它们间的内在联系。
所谓家庭档案的内在联系,就是指家务文书、记录在产生和处理过程中形成的内部相互关系。比如,家庭某成员向组织递交的开业申请书,与组织发给从业者的各种登记表、批示表等之间,就具有有机的内在联系。分类时,就应考虑这种关系。
2、根据家庭档案内容的成份和数量,将其分为若干大类,类内再分项,项内又分条目,这样的分类层次应当清楚。类、项、目的概念要明确,相互间界限需分明,不能互相交或重合。
3、家庭档案分类的标准应一致,做法要统一,要尽量避免前后左右互相矛盾的现象。
4、家庭档案的分类必须要便于日后家庭档案管理和查找利用。如果不便于管理和利用,分类就失去了意义。
(二)家庭档案特征分类法
我们从家庭档案的形成规律中知道,家务文书与公务文书一样,都具有六大特征,即年度(代)、作者、问题、成员、名称(或叫文种)、通讯者。用这些特征分类,既能保持其内在联系又便于日常管理和使用。
1、年度(代)分类法。即是按照家庭档案形成的不同年度或者年代,进行分类。如果家庭档案每年形成的材料数量较多,就可以直接采用年度分类法,如1999年、2000年……。档案材料比较少的家庭,则可采用年代分类法,即把档案分成几个历史阶段或时期,来进行整理,如80年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期……。
2、作者分类法。就是指按照形成家务文书的作者设立类项,进行分类整理。如:某单位给家庭成员的奖励材料,其作者就是某单位。整理时,即可按单位分类立卷。按作者立卷较困难的,也可采取变通方法,从家务文书材料的来源去分类,即本家庭自身形成的材料,外单位和个人有关本家庭的材料。
3、问题分类法。指按照家庭档案的内容所论述和反映的问题来设立类、项,进行分类的方法。如:家谱家族类、文化教育类、家用设备类等等。问题分类法由于在实际的整理分类过程中较多使用,因而我们在这里根据家庭档案的形成规律、管理实践和有经验同志的介绍,把它归纳为如下几类,以供参考。
(1)家谱家族类:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史、自传、回忆录、结婚证书、离婚证书及法律字据等。
(2)政历活动类:包括政历材料、履历表、思想总结、党、团申请书、批示表、提拔任免、落实政策、劳动模范、先进事迹、劳动就业、奖惩材料、聘书、荣誉证书、徽章等。
(3)工作活动类:包括工作实绩、工作总结、业务考核、职称评定、论文著述、工作日记、备忘录、名片及科研成果材料等。
(4)经济活动类:包括收支帐、存折、公债券、人情簿、人身保险、财产保险、购物凭证、承包合同、土地档案、契约协议等。
(5)文化教育类:包括学历、学位证书、学习成绩单、报告单、学生评语、学习奖惩、学位论文、著述手稿等。
(6)卫生保健类:包括病历单、药单、医疗手册、药品储用说明、病理照片、防疫卡片、体检记录、疗养记实、烹饪技术、营养知识等。
(7)综合类:包括房产、地产证、家具、电路电器设备、煤气管道等的图纸、安装维修使用说明书及上述各类不能容纳的各种材料。
4、成员分类法。即是指按家庭档案内容所涉及的成员或制成家务文书的成员来设立类、项进行分类。例如,父亲档案、母亲档案、儿女以及家庭其他成员档案等。
5、名称分类法。就是指按照家务文书材料的名称来分类整理。如,报告、通知、申请等,它相当于公文的文种分类。按这种方法分类后,如材料较少,也可采用变通方法,即按凭证、证件、书信、日记等名称来分类。
按家庭档案内容的名称来分类,在实际的整理分类中也较为多用,故我们同样把它概括归纳如下,以供参考。
(1) 传记材料:如家谱、家史、自传、回忆录、日记等。
(2)证件材料:如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等。
(3)凭据材料:如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借贷字据以及房屋产权证、土地使用证等。
(4)书信材料:如家庭成员与亲朋好友的来往信件等。
(5)文书表册材料:如申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料等,以及家庭成员论文著述等。
(6)录音录像材料:如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作的录音、录像带等。
(7)重要文摘、书画及剪贴资料。
(8)其它材料。
6、通讯者分类法。指按照家庭档案来往文书的情况进行整理分类。
(三)家庭档案分类法的结合运用
上面我们介绍了6种基本的家庭档案分类法,在实际的档案分类当中,这些分类法并不单独使用。因为一个特性是很难全面反映出家庭档案的内容和成份的。因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。
值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。也就是说,要全面提示出家庭档案的内容和成份,可采取第一层次以年代分类,第二层次在成员分类,第三层次以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代、第三层次用问题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如,家庭中的子女,成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,如果家庭档案材料数量较少,就应当选用其他的分类方法。
除上述分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法。家庭档案的分类,究竟采用几个层次?怎样组合分类好?应根据各个家庭的具体情况来决定。
二、家庭档案的整理
家庭档案的整理,是指把一个类别内一定数量的单份文书材料,按照它们相互间的联系和特点,转化成档案保存起来的过程。根据现行的有关规定,既可以采用传统的立卷方式,也可以不装订成案卷,以"件"为单位进行保管。
家庭档案整理程序:分年度(代),不同年度或年代的材料要分清--→分类别,按材料内容的问题或名称分大类--→分制作材料,不同制作材料的档案,应选用不同的保管形式。

关闭窗口
 
主办:汉中市档案局  版权所有
您是第 个访问本站的人。
设为首页  加入收藏
郑重声明 | 网站地图 | 关于我们 | 用户帮助

联系电话:0916-2222889 邮件地址:webmaster@hanzhong.gov.cn 陕ICP备05021803号
建议使用1024×768分辨率 flashplayer8.0以上版本播放器 技术支持:
陕闪星科技