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武汉市建设区级机关文件档案管理中心的实践与思考
2011-09-06 10:28 马秀兰 

 

武汉市建设区级机关文件档案管理中心的实践与思考

武汉市档案局  马秀兰

[内容提要]建设好机关文件档案管理中心,必须坚持科学发展观,根据不同地区、不同区域的社会发展水平,作出与之相适应的决策。为使机关档案管理中心建设向着有利于档案事业科学发展的道路上前进,发挥其应有的作用,我们必须脚踏实地认真地解决好这样几个问题:1、法律地位问题。2、制度保障问题。3、人员配置和培训问题。4、实体管理和信息管理问题。

[关 键 词]机关文件档案管理中心  建设  思考

 

2004年,深圳市档案馆为拓展档案馆业务,试办全国首家文档服务中心以来,北京市昌平区档案馆、上海市档案馆、山东省档案馆等单位也相继开展了文件档案集中管理这项工作。从实践来看,文档中心的建立,节约了库房资源,降低了档案管护成本,提升了档案的使用价值,使政府倡导多年的政务信息公开有了实质性进展,并真正实现资源共享。因此,这项富有开创性的工作一经推广,既引起了各级档案部门的高度重视,也引起了当地党委和政府的极大关注和支持。2008年,以武汉为中心的“1+8”区域经济联合体——武汉城市圈被国务院批准进行“资源节约型”和“环境友好型”社会建设改革试点,极其符合两型社会建设要旨的机关文件档案管理中心,开始在我市建立起来。

一、我市机关文件档案管理中心建设的基本情况

目前,我市由于党政机构未实行集中办公,故尚未建立市级机关文件档案管理中心。在13个区级国家综合档案馆中,已建成的有硚口、汉阳、青山3家,江夏区库房及相关硬件设施已到位,正着手文件档案的进馆收集工作。江汉区建立文件档案管理中心已被区政府纳入“十二五规划”建设中。其他城区因党政机关办公大楼在建或未建等原因,尚未实行文件档案的集中管理。

硚口、汉阳、青山等区机关文档管理中心建设的实施大致可分为两个阶段。第一阶段为基础建设实施阶段,目前三个区已于2009年基本完成这一阶段的任务:建章建制,制定方案;登记接收,入库造册的文件实体的专库管理。

200811月,硚口区档案馆在新落成的硚口区行政中心建立了文档管理中心,中心总建筑面积500平方米,其中,库房(3间)面积201平方米,查阅大厅1间面积117平方米、办公室(2间)面积68平方米、档案信息加工室(1间)面积32平方米、档案信息查询目录室1间面积32平方米、小查阅室2间面积38平方米、储藏室1间面积12平方米。目前,配置了档案密集架33594节,以及目录柜、电脑、打印机、复印机、资料柜、文件柜,中央空调、中控安防等设施设备。这些硬件的配置为中心的正常运转提供了物质保障。目前区政府大楼入驻单位共26家,其中19家单位2008年前的各个门类档案已移交中心实行集中统一管理。区委、区政府、区人大、区政协、区纪委、区组织部、区人事局等7家单位仍单独设有档案室,档案不移交中心管理。

山区机关文档管理中心于20094月在新落成的区政府综合大楼建立,总面积88平方米,其中档案库房44平方米,档案查阅室22平方米,办公用房22平方米,配置41列密集架11列(共548节),设施有:计算机2台、复印机1台、打印机1台、传真机1台、消毒柜1台、防磁柜1台、库房温湿度自测仪1台、扫描仪1台。这些为中心配置的设备,能满足为机关工作提供服务的基本要求。目前共接收20个区直单位的档案,其中文书档案2436卷、25330件;会计档案134卷;专门档案2155卷、46件;照片档案15卷;实物档案120件。

20093月,汉阳区机关新办公大楼建成。汉阳区委、区政府领导研究决定:入驻机关大楼办公的40个机关部门再不单独设立档案室,在新的办公大楼内组建成立机关档案管理中心。中心的档案管理经费由区财政列入年度预算,给予保障。目前汉阳区机关档案管理中心现有用房使用面积380㎡,其中库房面积150㎡、陈列室50㎡、目录室、资料室、装具仓库和档案信息化处理室、档案整理室、办公室180㎡。新装档案密集架180组、除湿机3台,配置局域网主机1部、电脑4台,还有复印机、温湿度自动计量仪、防磁柜、扫描仪、照相机等设施。

第二阶段为档案信息化建设实施阶段。从2010年起,汉阳、青山已开始着手第二阶段的实施。主要内容是:第一,搭建档案信息化工作平台。以各区电子政务内网为依托,采用大型文档一体化的档案管理软件,充分发挥网络的优势,为机关各单位在网上进行档案信息查阅和全文查询搭建工作平台。第二,建立档案目录数据库和档案全文数据库。计划对中心所管理的全部档案建立档案目录数据库,对永久、长期的文书档案及重要的专业档案建立全文数据库,使各单位网络查询档案信息成为可能。第三,建立档案信息工作制度和操作规程。建立网络环境下的档案信息工作制度和操作规程,用制度规范管理,规范档案信息工作的各个工作环节技术工作标准,保证操作的规范、安全和准确。第四,开展各单位档案工作人员业务培训。文档一体化网络操作系统要真正发挥作用,关键还在于各单位档案人员能否正确操作使用。为使各单位档案工作人员掌握文件网络查询的应用和系统操作规程,开展业务培训,让档案人员学习档案信息化相关知识,掌握发挥网络优势,为机关总单位提高工作效能服务,以适应电子政务建设的需要。

机关档案管理中心在我市建立时间不长,对我们来说是一种新事物,从松散的档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡,需要一个过程,对比深圳市等建立文件中心起步较早、发展相对成熟的地区来说,还需在管理机制、规范、系统及资源建设上不断完善,才能逐渐走上正轨,发挥其应有的作用。

二、我市区级机关文件档案管理中心运行状况与问题分析

从我市三个已建成的区机关文件档案管理中心建设来看,不论从规模大小、规范程度还是运行机制等方面来说尚处于初步阶段,即基础建设实施阶段。目前只是基本上完成了建章建制,制定方案;登记接收,入库造册的文件实体的专库管理。这一阶段的档案管理中心尚属保管服务型文件中心,以接收、保管、鉴定、销毁、移交传统形态的文件和档案为主要工作内容。

三个已建成的区机关文件档案管理中心当中,基础建设实施效果最好的是汉阳区机关档案管理中心。下面,就以汉阳区为例,介绍区机关文件档案管理中心的运行情况。成立之初,即明确区机关档案管理中心隶属区档案局,为局二级机构。配备专职档案管理人员2人,设主任1人。(尽管目前档案中心的机构和干部编制问题还没有落实,但区政府领导研究同意年内在区内总编制内调剂2名)。一年多来,中心首先对区机关大院内40个单位的档案资料全部进行了清理造册、登记接收,并在库房标明单位,划区入库存放。其次,依据档案管理的规定,起草关于加强机关档案管理中心档案管理工作的通知,报请区委、区政府办公室转发,明确区机关档案中心及有关单位档案管理的职责和任务,以及机关档案的收集、移交、利用和鉴定销毁等具体规定。第三,结合实际制定了区机关档案管理中心八项管理制度。第四,针对机关改革,职能调整等新情况,按国家档案局8号令的规定,对40个单位的档案收集范围和保管期限进行了重新修订,并汇集成册,作为档案管理中心档案接收和管理的依据。第五,要求各单位于2010年内完成2009年纸质和电子档案的归档、整理工作,并于今年内向档案中心移交。从2011年开始,各单位向档案管理中心移交档案走向制度化。第六,机关档案中心建立了档案局域网,将各单位的数字档案及时输入,加快了机关档案数字化建设,随着机关办公自动化和政府信息化的推进,将进一步提高档案科学化的管理水平,使机关更方便快捷地共享档案信息资源的开发成果。第七,除规定各单位办理登记即可查阅本单位的档案外,还规定区机关干部在办理有关审批手续后可跨单位查阅档案中心的文件资料。这一改革使机关档案中心面向全机关开放服务,扩大了利用范围,提升了档案的利用价值。一年多来,机关共登记查阅档案461人次2891卷,在全机关范围内达到档案信息资源共享。

通过一年多的实践,汉阳区档案管理中心逐步完善档案的收集、管理、利用等工作制度,已初具规模。20094月省档案局局长石山、市档案局局长杨朝伟等领导同志视察了汉阳区筹建区机关档案管理中心情况,对该区积极改革机关档案管理体制,探索机关档案管理中心的做法给予了充分肯定。去年以来湖北襄阳本市其他城区档案局等8个单位纷纷到汉阳区档案中心参观考察、学习取经。

目前硚口、汉阳、青山区机关文档管理中心虽然已经正式启用,但是离最初设想都还存在着一些距离。1、从管理体制上看,由于中心职能、职责以及机构人员编制尚未确定,目前中心管理人员暂时均由区档案局的工作人员临时牵头负责,工作人员则对外临时聘请协助管理或由档案馆负责接待的同志兼顾,由于责权不能统一,管理体制还未理顺,严重的影响了中心日常档案行政管理和档案业务的正常开展,对文档中心正规化管理造成一定的影响。即使是运作相对较好的汉阳区,中心成立之初明确的机构人员编制至今也尚未落实。2、从规划建设上看,有的区在党政机关集中办公场所建成后才考虑文档中心的建设,由于规划滞后,造成中心库房、查阅场所面积狭小或承重不够,给文档中心带来功能障碍和高额改造成本,严重制约了文档中心各项工作的开展。3、从业务建设上看,都还出于实体管理阶段,信息化建设还处于起步阶段,还不能为实现文件的集中管理及便捷的利用服务提供强有力的技术保障。4、从文档中心与机关档案室的工作关系来看,部分进入文件档案管理中心管理的单位,档案意识有所减弱,认为区里成立了文件档案管理中心,档案都交给中心了,各单位不需要档案人员了,自己单位形成的文件资料今后归档的任务是中心管理人员的事了,以后自己可以不用管了。机关档案人员这种彻底放手的思想,对各单位档案的收集归档移交难免造成影响。中心工作人员与各单位档案人员在档案的收集、移交归档、利用等环节还需要不断加强沟通、磨合,在实践中完善制度,理顺关系,明确各方责权利,共同和谐进步。

三、对我市区级机关文档管理中心建设的思考

关于文档中心的讨论,在学术界已进行多年。经过全国各地档案部门近十年的实践,对建立文件中心的必要性和可行性已达到空前的共识,我们认为目前对文件中心的理论研究乃至决策,不应再停留在此,而是应当把主要精力放在如何建立好和管理好方面,并如何具有中国特色。

从我市三个已建成的区级机关文档管理中心以及其它10个未建的区综合档案馆工作现状来看,要建设好机关档案管理中心,必须坚持科学发展观,根据不同地区、不同区域的社会发展水平,作出与之相适应的决策。一项工作的创新,如果脱离了因地制宜,实事求是的原则,只片面的看重它的轰动效应,追求短期效果,这样的工作就失去了创新的意义。目前,部分地区进行的现行文件查阅中心就处于这样一种状态。为避免机关档案管理中心建设重蹈覆辙,并向着有利于档案事业科学发展的道路上前进,发挥其应有的作用,我们必须脚踏实地认真地解决好以下几个问题:

(一)法律地位问题。机关文档管理中心作为一种新的档案管理模式,成立至今,其管理性质、机构、隶属关系、编制等均未明确。由于最初是档案部门提出,“自然而然”在启动时由档案局牵头落实,建成后就由档案局派人管理了。其管理机构定位、管理职责、管理经费来源,人员编制配备等一系列问题没有得到解决,成了档案部门一个烫手的山芋。在目前人员紧张、经费预算严格的情况下,档案部门要管好用好文档中心,压力很大。长期下去,对文档中心的发展和业务工作的进一步开展必将带来较大的影响。

我们认为,文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约,是一种政府行为。而今我们建立文件中心仍应为政府行为,这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。机关档案管理中心应是政府直属机构,在市(区)政府的领导下,接受市(区)档案局的监督与指导。

从文档中心的未来长远发展看,文档中心在行政上拟由党委或政府领导,在业务上接收档案局指导,有利于文档中心开展文件档案的及时归档、完整接收、提供利用等各项业务工作。因为文档中心所管理单位属于党委或政府重要职能部门,中心的定位决定了它的管理幅度和力度。建议国家档案局在充分调研的基础上,能够就机关档案管理中心的机构、人员编制、经费和用房标准等问题给予明确,以推进这一改革顺利进行。

(二)制度保障问题。各级政府只有依法建立和健全保证机关档案管理中心正常运作的各项规章制度,明确各方责权利,并通过强有力的措施和手段保证其实施,才能使机关档案管理中心正常运转得到必要的制度保障。这些制度应当包括:文件档案的移交、鉴定、销毁制度,中心机构和人力资源保障、经费保障、安全保卫制度等。

(三)人员配置和培训问题。为了使中心发挥其各项积极作用,各级政府的人力资源管理部门应切实解决好文件中心的人员配置问题。不能像过去某些地方那样,把素质较差的人员安置在文件中心工作。同时,还应特别注意加强中心业务人员和管理人员的培训,不断提高他们的职业道德水平、业务技术水平和服务水平。人员素质的高低,是文件档案管理中心运作成败的决定性因素之一。

(四)实体管理和信息管理问题。文档管理中心应当在继承和吸收以往机关文档实体管理的同时,重视开展文档信息管理工作。文件档案管理中心的管理目标之一就是及时地以适当的方式给利用者提供符合其利用权限的、有价值的文档信息。开展档案信息资源的开发利用工作,为领导决策和机关建设服务。

总之,我市区级机关档案管理中心的建立,起步较晚,尚有大部分区还处于谋划摸索之中。与沿海发达地区相比,还处在起步、发展阶段,从松散的档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡,需要一个过程,还需在管理机制、管理模式、规范、系统、及资源建设上不断完善,才能建成真正意义上的文件档案管理中心。

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