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论数字档案馆系统建设
2009-09-19 10:24  

 

    我国的数字档案馆建设始于20005月深圳数字档案馆系统工程的批准立项,这是我国的第一个比较完整系统的构建数字档案馆的项目,经过5年的持续建设,深圳数字档案馆已经具备了相当的数据收集、处理、服务的能力,并在标准化及资源建设和人才建设方面取得了突出的成绩,成为国内数字档案馆的样板。5年间,国内许多城市和部门也都对数字档案馆做出了有益探索和实质性的建设,例如青岛市档案馆、杭州市档案馆、海军档案馆档案数字化信息中心及超星数字图书馆推出的国家档案文献库等等。
      
本文拟在总结国内已有的数字档案馆建设的成就和经验的基础上,对今后数字档案馆的建设提出一些有用的看法和建议,以和广大的档案工作者同仁们共勉。
     
一、    数字档案馆的定义及对数字档案馆认识存在的误区。
      
数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上,利用数字化手段,以高度有序的综合档案信息资源为处理核心,通过网络通信设施提供连接和利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的数字档案馆,不同于封闭的档案馆信息网络,它是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的。它由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统。
      
数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化,也不能只停留在档案工作流程的计算机化,它是网络环境下档案信息资源的整体处理模式,涉及一系列标准规范的制定和实行,软硬件基础设施、应用系统平台的构建开发,数字化资源建设,档案馆服务功能开发和人才培养等等问题。
      
目前人们在认识上对数字档案馆还存在有一些误区。主要有1、数字档案馆是档案馆的未来,传统档案馆将被数字档案馆取代。尽管数字档案馆在检索、传输、服务、资源共享等方面有着比传统档案馆明显的巨大优势,但是数字档案馆是建立在传统档案馆之上的,二者是相互促进相互依赖的关系,冯惠玲教授认为数字档案馆不会成为传统档案馆的替代,可以把它看作是传统档案馆的新功能,我们将会看到他们并存的格局。2、数字档案馆就是馆藏档案数字化。确实数字档案馆非常强调馆藏资源信息的数字化,但是馆藏档案的数字化只是数字档案馆建设必不可少的前期准备,而并非是数字档案馆的所有内涵。数字档案馆更注重超大规模的档案信息资源在多媒体状态下的重组和管理,强调服务和利用方式的创新。3、数字档案馆就是档案馆上网。数字档案馆是全球信息数字化以及信息服务网络化的产物,数字档案馆要求档案馆上网,但档案馆上网并不等于数字档案馆。傅荣校先生认为传统档案馆向数字档案馆转变需经过三个阶段,一是档案馆工作自动化阶段,二是单个档案馆的馆藏档案数字化并上网阶段,三是联合数字档案馆阶段,这个阶段通过网络互联技术,将单个数字档案馆联合起来,组成资源共享的数字档案馆群体。因此,档案馆上网只是数字档案馆建设的一个过程,或称为一种基础。
      
二、    数字档案馆构建的技术平台和规范化建设
       
数字档案馆的建设离不开计算机技术和网络技术的支持。需要功能完备的硬件环境和软件环境。诸如服务器群、交换机群、路由器群、PC机群、数字化设备扫描仪、数码相机、摄像机、电源设备、数据存储设备群等等,另外一套适合的档案管理软件和电子文件采集处理软件及数据库管理软件都是建设数字档案馆必不可少的。
       
数字档案馆必须依照规范化的制度和标准而建立。必须起草制定一批适合本馆、本地区档案工作实际的标准和规范。包括业务性标准规范和技术性标准规范两方面。具体业务性标准规范包括数字档案的术语标准,以及与数字档案馆业务密切相关的电子文件和数字档案管理标准规范(主要有电子文件管理规范、电子文件生命周期表、通用电子文件保管期限表、电子文件元数据标准、数字档案存储格式、电子文件和数字档案鉴定标准、电子邮件公文管理规范、CAD电子文件管理规范等)。技术性标准规范包括电子公文交换技术规范、电子文件移交进馆技术要求、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、数据加密算法规范、网络数据传输规范、数字水印标准、数字档案馆软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准等。
       
数字档案馆非一朝一夕就能建成,各地在建设数字档案馆时必须制定《总体规划》、《每一期工程需求报告》、《工程实施方案》、《数字档案馆应用需求分析报告》等综合性指导性文件,并付诸实施。
      
三、数字档案馆的资源建设。
数字档案馆的资源建设有三个来源:一是馆藏档案的数字化,二是电子档案的接收。三是建立自己的虚拟馆藏。关于馆藏档案的数字化比较容易理解,就是对馆藏档案通过录入、扫描等方式建立机读的目录数据库和相匹配的原文数据库,档案馆可以建立档案数字化加工生产线,进行大批量、大规模的馆藏档案数字化工作。但对于电子档案的接收来说情况就稍嫌复杂。
       
电子档案的接收也分为两种情况,一种是档案馆接收立档单位移交进馆的电子档案。另一种是档案馆将电子文件的管理纳入整个办公系统,严密监控电子文件从生成、流转、办理、鉴定划分保管期限、归档、移交或数据接收的整个过程。
       
我国的数字档案馆目前大都还处于传统载体与数字载体并存的混合型档案馆阶段,要建立真正意义上的数字档案馆,就需要建立电子环境下的文件管理流程。即立档单位从电子文件生成起,加强对电子文件流转、办理、鉴定、著录等管理工作,最终可以实现电子文件的时时归档、电子档案数据的时时进馆,同时注意采集电子档案的元数据,有效地最大限度地丰富馆藏。
       
数字档案馆还要注意建立本馆的虚拟馆藏。通过档案馆上网这项工作,建立自己的档案馆网站及信息交流平台,对网上档案信息进行搜集、区分、整序与组织,按主题或专题建设虚拟数据库,构建自己的虚拟馆藏,达到信息资源共享的目的。这方面我国应加快档案网上利用的安全认证、档案网上利用的在线支付等具体环节的法律制度和规范研究,尽快出台相关法律保障电子文件的合法地位及电子文件利用的安全性问题。全国人大已经颁布的《电子签名法》为电子文件的法律地位做出认可和保障。
      
四、数字档案馆的服务
       
单纯的高新技术和档案信息资源本身不能构成一个有效的数字档案馆,没有档案咨询员提供的档案利用咨询服务,数字档案馆只能是一个被动的数据库、资源库,其增值服务将会大大减少。
       
理论上说每一个社会人都有成为档案用户的潜在可能,但是档案用户的群体远不像图书用户的群体那样庞大和稳定。图书是知识信息的载体,从每个年龄阶层到每种学习、工作、研究性质,都有大量分类很细很有系统性的图书。我们不能把数字档案馆办成数字图书馆,因为档案馆所保留的是人类历史的记录,如果是中国第一、二、三历史档案馆这样的以保存中国王朝古代档案和民国档案的档案馆,它的用户群体主要是历史研究学者、古文学、古代科学等的研究者,这类档案馆因其馆藏限制,其服务功能除了提供研究素材外,只能拓展为人们的爱国主义教育基地等具有教育和警示意义的场所。
       
而目前大多的地方档案馆其馆藏除了少部分建国前档案外,大多是建国后同级机关的档案,这部分档案虽然数量庞大,但可成为档案做永久保存的并不多,大部分可称为长期性文件(反映出机关档案室人员在鉴定文件保管期限上界限不清,很多档案需要重新组织人员鉴定其保管期限),这类档案的现实效用非常明显,所以档案馆应组织比较强的人员力量,对具有明显现实效用的档案进行资源整序建立相应的主题或专题数据库,突出馆藏特色,利用数字档案馆的设备和环境优势,扩大自己的服务优势,开展广泛的资源宣传,引导更多的潜在用户利用档案,去档案馆解决自己的现实需求,得到不受时空限制又在权限许可范围的档案信息,真正实现数字档案信息的资源共享利用。即:资源整序——建立专题或主题数据库——网络环境的用户利用
      
五、数字档案馆的安全保证和人才建设
       
众所周知数字档案信息的安全性受到数字档案形式、载体、数据传送的网络环境等的限制,为提高数字档案的安全性必须采取一系列措施。1、建立数据迁移、备份、恢复制度。数据迁移是指在网络物理隔离状态下,将数据从一个网络数据库中导出到如光盘、移动硬盘、或磁盘库中的一种行为。备份包括服务器备份和应用系统备份。恢复是指在故障或灾难发生情况下,利用软件自身提供的功能或磁盘库等对元数据和存储文件的对象数据库进行备份恢复。2、建立网络防火墙和安装防治病毒软件。3、身份鉴别。凡网上进行的在线档案数据移交、信息检索都要进行身份鉴别。4、访问控制。规定用户的操作权,主要是功能权限制和数据权限制,防范用户的越权访问。5、信息加密。分为传输加密和存储加密,信息传输加密用来防止通信线路上的窃听、泄露、篡改和破坏,其通常方式是链路加密、网络层加密、应用层加密。需在网络上传输的数据,传输前必须加密。存储加密是指信息存储时对每份原文进行加密。6、信息完整性校验。防止信息被非法篡改、插入和删除。可采用数字水印技术保护信息的完整性。7、安全审计。利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能来完成。
       
数字档案馆是一种全新的档案馆模式,从计算机、网络人才,到管理人才,到档案专业人才,所需众多,按照业务工作划分为档案采集、处理与数据库加工人才,信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才,档案信息分析、研究与咨询人才,数字档案馆理论与方法研究人才,数字档案馆系统运营与服务的管理人才,但最需要的是复合型人才,本文称之为结合点型人才。即在每个档案业务环节上,都要求它的工作人员既有档案方面的专业知识,又有在计算机环境下进行熟练操作运用的能力。对人才队伍素质的要求是具有较全面的知识结构,及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息处理能力。
      
六、数字档案馆的走向——与现行文件中心的联系
       
数字档案馆作为一种档案馆的新模式,在全国许多城市已经实施,凡是已经建立档案网的档案馆,都已经进行了数字档案馆的先期基础建设,馆藏档案数字化都已或多或少的进行,电子档案管理的标准、规范在国家档案局的牵头下,各地都做出了有益的尝试。但对数字档案馆的发展、走向,人们还需经过深入的思考和研究。
       
众所周知,档案是人类历史的记录,档案馆是永久保管档案并提供利用的场所。档案应是能反映社会制度的变革、人类历史的变迁、法制体系的变迁、重大历史事件原貌的文件材料。可是目前档案馆所保管的档案,笔者认为由现在的档案搜集、接收制度所规定的档案范围,大部分如上文所述,只能称之为长期性文件,其大多是机关行政事务及短期活动的记录,由它产生的档案需求是短期的、集中的。这部分长期性文件对于人们现实生活具有一定时间范围内的指导、规范意义,因而它的利用率相对较高,档案馆在保存这部分长期性文件时,要注重深度开发、编研,切实做好一定时期内的利用工作,当它的利用频繁期过后,要对其进行价值再鉴定,是否真的需要做永久保存,去繁存精。
       
因此,对这种长期性文件的保存利用建议在数字档案馆中设立现行文件利用中心这一机构,现行文件中心负责接收同级机关产生的各类文件材料,并做整理、保存和提供利用,将利用频繁期过后经过鉴定仍需永久保存的文件材料移交档案部保存使用;档案部负责真正意义上的档案的保管利用,并做好档案保管的技术保护(八防、档案原件的修裱、字迹复原等);技术服务中心负责整个数字档案馆的运行和维护,及数字化档案信息的安全存储和维护,提供各部门、用户利用的技术帮助。
       
数字档案馆只有将现行文件有效的搜集、组织、保管和利用起来,才能真正吸引和刺激用户产生档案利用需求,才能真正做到档案资源的有效开发和利用。因此必须将数字档案馆建设融入同级(省、市、县级)政府电子公文处理系统建设中,建立统一的公文处理平台,改变文件办理完毕的归档程序,做到电子公文的时时归档、时时移交进现行文件中心和电子元数据的时时采集,只有这样才能极大地丰富馆藏,同时只有深度地开发和组织馆藏资源才能满足档案用户的即时需求。
       
综上所述,本文认为建设数字档案馆除了在硬件基础、网络平台、应用软件系统做好开发,制订相应的电子档案管理规范标准及做好电子档案的安全存储利用外,如何极大的丰富馆藏、如何对馆藏资源进行深度地系统开发,以提供信息资源的高质量社会利用,主动吸引用户,满足用户需求才是最主要的内容。同样这也是建设任何一种形式的档案馆所面临的问题。

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