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我们是怎样实现档案馆和所有进馆单位档案室档案百分百数字化的
2013-11-06 08:43  

 

我们是怎样实现档案馆和所有进馆单位档案室档案百分百数字化的
文章作者:江苏省太仓市档案局馆
 

     近年来,我们在国家、省、市档案局的关心指导下,在市委、市政府的高度重视下,大力实施“数字化带动”战略,形成了档案数字化与信息化建设协调发展,促进档案数字化与档案服务体系建设深度融合,档案数字化与档案资源体系、安全体系建设良性互动的局面。2011年12月在全国率先实现馆藏档案和所有进馆单位档案的两个百分百数字化,2012年3月成立全省首家县级市电子数据备份中心,2012年4月晋升全省首家5A级数字档案馆,2012年,全面实现“民生档案基层查阅窗口”在各镇的全覆盖,今年上半年,我们选择了12个行政村作为“民生档案基层查阅窗口”村级先行点,取得良好成效,并将在明年上半年,覆盖到全市所有的村和社区。
      一、加强基础保障,着力搭建数字档案资源建设平台
     近几年来,我们把档案数字化建设作为一项系统工程,结合本地实际情况明确发展思路,在规划、经费、硬件、队伍、技术5个方面狠抓落实,搭建起数字化建设发展平台。
     1.制定规划。我们于1999年正式启动馆藏档案数字化工作,并把档案数字化工作确立为今后一段时间内的重要工作,制定了《档案数字化发展规划》,提出了3个阶段的发展目标,即:第一阶段,利用5年时间,完成馆藏档案目录数字化,同时推进基层档案目录数字化工作;第二阶段,利用8年时间,完成馆藏档案和进馆单位档案的原文数字化工作,推进基层档案网络化工作;第三阶段,再利用5年时间,全面完成区域档案一体化建设,实现全市数字档案资源的共建共享。截至2013年8月,太仓可利用数字化目录376.4万条,数字化原文1847.1万页。
     2.经费保障。经费是开展档案数字化工作的重要前提。我们这几年积极争取市领导支持,一是把馆藏档案数字化经费列入每年年度预算;二是利用数字档案馆建设、数字档案备份、珍贵档案抢救等项目申请专项经费;三是与基层各进馆单位通力合作,共同推进数字化工作,即采用档案馆出服务、出技术,进馆单位出资金的办法,完成各进馆单位室藏档案的数字化扫描。     
     3.搭建平台。以2009年我市新馆建设为契机,建立了档案信息化专用机房,构建了双机冗余热备的大容量存储环境,并不断保持更新升级,现有服务器共10台,存储总量达100TB(千万亿字节),同时组建了数字化扫描小组,配备了高速扫描仪、底片扫描仪、声像采集等设备,制定了《太仓市电子文件归档实施意见》《文书档案归档文件数字化有关要求和步骤》等,进一步规范了档案数字化工作。
     4.队伍建设。人才建设是档案数字化工作快速高效、持续发展的关键。这几年,我们主要从3个方面来加强全市数字化人才建设。一是立足馆内,2007年以成立“信息技术科”为契机,建立档案数字化工作小组,构建数字化工作的核心人才力量;二是技术支持基层。以定期培训、现场指导、示范引领的方式引导基层档案工作人员开展档案数字化工作,提升基层档案工作人员参与档案数字化的能力。目前,全市已有一半以上的机关单位独立完成年度档案数字化工作;三是引进专业队伍,对于待数字化档案累积较多,依靠自身力量,短期内无法完成的单位,由档案局牵头,采用委托专业数字化扫描公司的方式,在监督、验收的过程中提升自身数字化素质。
     5.引进技术。积极争取专业技术力量的支撑,与专业公司开展软件开发、数字化加工等方面的合作,与有关高校一起开展数字档案馆建设、民生档案资源利用、电子文件管理、RFID安全管理等的方面研究,并利用研究成果指导实践。至今获得国家、省、市各类奖项14个,为太仓档案信息化的快速发展提供了技术保障。
     二、坚持多措并举,着力推进档案馆室同步数字化
      我们在数字化过程中总体依照“民生先行、示范引领、长效巩固”的战略部署统筹推进。
     1.馆藏数字化突出民生先行。太仓市馆藏档案数字化工作始于1999年,当初馆藏档案目录数字化,采取局馆人员包干负责和外聘人员定量考核的方法实施开展。在这期间,档案馆安装了网络版档案管理软件,在各基层单位试点推广安装单机版档案管理软件,同步推开基层单位目录数字化。档案馆依托目录数字化,对馆藏档案进行全面梳理,分门别类建立了一批民生档案专题数据库和一批特色档案专题数据库;集中力量优先把社会急需、群众急需的婚姻、独生子女、退伍士兵、建房批复、土地证等涉及民生的档案优先全文数字化,即扫即用,再逐步推进其他档案的全文数字化工作,至2011年底全面完成馆藏档案的全文数字化工作,建立起民生、特色档案专题数据库78个。
     2.机关数字化注重示范带动。机关(含乡镇、部分企事业单位)各级档案室规模大小不一,基础业务参差不齐,各单位对数字化的认识各持己见。针对这一情况,我们积极争取市委、市政府的重视和支持,由市委和市政府联合下发了《关于在全市开展争创示范数字档案室和数字档案室的通知》,制定了《太仓市数字化档案室考核评分标准》,在全市开展了“示范数字档案室”“数字档案室”争创活动。通过加大宣传、示范引领、以点带面,树立了一批数字档案室建设典型。至2009年全市各机关单位档案室全部达数字档案室标准,全市数字档案室管理软件覆盖达400余家,实现了档案数字化的全面推进。
     3.村(社区)数字化依托多方扶持。一是规范村级档案管理,下发《太仓市村级档案工作的实施意见》,实现太仓市域全部108个行政村(含涉农社区)达江苏省档案工作一星级以上标准。二是加强馆、镇、村3级合作,由档案馆在各镇设立定点加工场所,依托各镇级档案室技术力量,并派出业务骨干,上门指导,主动帮助各村(社区)开展档案数字化扫描工作,并在经费上采取了市、镇、村3级共同承担的原则,以减轻村财政压力。三是发挥数字资源成效,将档案数字化后的成果及时提供给村委会查阅利用,让老百姓切实感受到数字化工作带来的“物超所值”,促进了村级档案数字化工作的开展,有效提升了村级档案管理工作。预计年内可实现村级档案的百分百数字化。
     4.建立有效稳固的长效机制。数字化工作是一项与时俱进的工作,无法一劳永逸,需要长期的引导和监管。为此,我们一是把数字化工作作为年度执法检查内容。从2008年开始每年都将基层数字化工作列入全市档案执法检查和年度检查,并实行档案数字化“一票否决制”;二是实行实体和数字档案“双套制”进馆模式。在档案进馆和机关文档中心每年一度的进馆工作中,切实落实纸质档案与数字档案同时进馆,使数字化工作实现常态化发展;三是在档案星级测评活动中提出数字化要求。在历年的省档案工作星级测评活动中,我们要求3星级以上测评单位必须实现形成满30年及以上档案的全面数字化。通过上述抓手,有效保障了档案数字化工作的长效发展。
     三、注重服务为本,着力实现数字档案共建共享
    “为民所用”是档案数字化的核心价值。多年来,我们坚持站在基层和群众的角度,多平台、全方位构建档案数字化建设服务体系。
     1.构建太仓数字档案馆室系统。2007年开始太仓数字档案馆室系统建设,2009年,在建设行政中心过程中,依托该系统,进驻行政中心的各机关取消了实体档案室,开创了“实体档案集中统一管理,数字档案资源共建共享”的管理模式,不仅节约了行政中心办公资源,更提高了档案现代化利用水平和安全保管水平。目前该系统已成熟应用于市档案馆与各基层档案室之间,全市109家基层档案室实现了在线归档、在线年检、在线服务、在线利用的档案管理模式,使档案数字化由档案馆向基层档案室延伸。
     2.建立民生档案基层查阅窗口。创新利用第二代身份证识别技术,建立民生档案基层查阅窗口,依托电子政务网络,通过数字档案馆室系统,将民生档案查阅服务延伸到乡镇、村、社区,老百姓只需要简单一刷身份证,就能在家门口查阅到自己所需要的档案。年内我们将把动迁安置、二胎审批、学籍档案等民生档案专题库充实到原有的系统中,在原来12个民生专题的基础上扩充到15个。明年上半年,将在今年12个行政村试点的基础上,把民生档案查阅服务延伸到全市所有的村和社区,真正实现全市民生档案查阅的全覆盖。
    3.推进区域数字档案共建共享。实现跨系统、跨行业数字档案资源共建共享是档案数字化工作的最终目的。针对太仓市婚姻档案2007年以前的存放在档案部门、以后的存放在婚姻登记中心的情况,为解决资源分散存放给实际利用带来诸多不便,我们与婚姻登记中心开展合作,利用婚姻档案数字资源,依托数字档案馆室系统建立了婚姻档案远程共享,实现了全市婚姻档案的实时联动,让群众无论在档案局,还是在婚姻登记中心都能实时查到最新、最全的档案,既方便了利用,又提升了机关服务效能。同时以此为模板,利用电子政务网络,建设了全市动迁安置档案数字资源中心,实现了市档案馆与各镇动迁办、城建档案馆的动迁安置档案共建共享。
    4.实践数字档案多元化利用。2007年我们建成了全市“图片中心”“视频中心”,包含图片资源近7万张,视频资源10万余分钟。今年,重新整合图片、视频、音频等多媒体资源,以互联网为平台,打造了更生动、更形象、更直观、更人性的《太仓多媒体资源利用中心》,力求服务更广的用户,发展更多的征集对象,进一步展示太仓深厚的历史文化,提升档案事业的社会影响力。
     5.实现电子文件(档案)一体化管理。2003年结合太仓电子政务系统的建设,初步实现了电子文件的在线归档,2007年数字档案馆室与电子政务系统完成对接,电子文件(档案)一体化管理雏形初步形成。今年,以承担国家电子文件管理试点工作为契机,进一步提升电子文件(档案)一体化管理功能,无缝对接《电子政务协同办公系统》《电子文件长期保存系统》《数字档案馆系统》,无遗漏捕获电子文件(档案)流转的签发、修改、审阅、处理等过程性信息,增加江苏省、苏州市统一CA身份认证、数字签章、加密验证、标准封装等技术,保障了电子文件完整、真实、可追溯,实现了电子文件(档案)的一体化管理。
     四、强化安全保障,着力促进档案数字化良性发展
     数字化技术是一把“双刃剑”。我们在利用好数字化技术为档案事业发展带来新变革的同时,也注重消除数字档案资源安全的新隐患。
     1.保障数字化源头安全。制定完善档案信息化管理相关制度9则,信息安全保密制度10则,并在工作中认真贯彻落实;严格做到档案馆内部局域网与一切外网物理隔离,防火墙、入侵检测等硬件设备配备齐全;面积128平方米标准化核心机房,具备视频监控、气体消防、幕帘监测、温湿度控制、不间断电源等智能化安全系统,从源头上保障档案数字化工作安全稳定推进。
     2.强化数字化过程管理。在严格遵守国家、江苏省、苏州市数字化安全保密各项规定的基础上,重点强化人员、设备、场所、流程管理。一是对委托公司进行严格的安全保密资质审查,对数字化工作人员进行身份登记,并定期开展安全保密教育培训;二是严控数字化扫描设备,所有数字化相关设备全部由政府采购中心定点单位提供,并定期进行设备安全保密检查;三是设置独立、可封闭数字化场所,并进行24小时视频监控,非登记工作人员不得进入,所有存储设备保障“只进不出”;四是在扫描各环节,加强数字化扫描档案的密级审核,涉密档案一律不进行原文及目录的数字化,不提供数字化利用。
    3.抓好电子数据备份工作。依托太仓市电子数据备份中心的建设,制定《太仓市电子数据备份实施方案》,实现区域电子数据全备份。其中,优先开展民生重点领域、乡镇、村和社区的档案备份,试点开展民营企业、社会团体和个人的电子数据备份,共为全市400余家单位备份各类电子数据折合近2000万页。同时,严格落实江苏省、苏州市档案局异地备份要求,将电子数据分别备份至湖南长沙、河南洛阳异地备份基地,提升全市电子数据规避重大灾害和突发事件的能力。
    4.建立档案“物联网”管理模式。依托无线射频识别技术,建立实体档案与数字档案之间的联系平台,在数字档案馆系统成熟运行的基础上,实现了馆藏10万余卷档案在新馆范围内的实时视频追踪、移动设备(手机)的24小时监控、档案可追溯出入库管理、手持式平板阅读档案等功能,制定了档案安全管理5色5级颜色预警机制,通过《档案安全一体化管理系统》实现了实体档案、数字档案安全一体化管理。
    5.提高数字化安全技术。在民生档案查阅中,采用身份证识别技术,自动登记查阅人身份信息及操作内容;在电子文件一体化管理中,采用CA认证、数字签章技术,精确定位电子文件利用者,保障电子文件的原始性;在网络服务客户端,采用用户访问权限集中控制,对用户身份进行认证,对口令进行加密鉴别,并定期更新,集中控制用户访问目录和文件的权限;在出具纸质凭证时,在原有归档章鉴别的基础上,新增二维码识别、电子标签识别功能,保障纸质凭证的真实性。

    原载于《中国档案报》2013年10月17日    总第2521期    第一版

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