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王晓华档案库房管理工作法
2014-07-15 15:24  

 

王晓华档案库房管理工作法

(2006年命名)

作者:青岛市档案局

来源:青岛市档案局

 

 
 
    一、背景

档案保管是档案工作的重要组成部分,而档案库房管理则是档案保管工作的基础和主要内容。只有做好经常性的、具体的库房管理工作,才能为整个档案管理工作创造必要的条件和良好的秩序。

    档案库房管理工作,主要包括档案资料的接收、整理、提供利用等。表面上看,这些都是最平常、最简单的工作,在日常工作中,只要能保管好、不丢失,拿出来、用得上就可以了。但是如何用最少的时间、最简单的操作,提高工作效率,取得最佳的工作效果,做到规范管理、科学管理,需要在实际工作中不断探索和总结。

    全市档案系统开展的业务技能竞赛活动给做好库房管理工作提供了展示的平台,青岛市档案馆管理利用处组织全处人员认真钻研业务,在档案库房精细化管理上下功夫,经过一段时间的摸索与实践,王晓华同志总结出一套行之有效的档案库房管理工作方法,针对库房管理工作中遇到的档案排列、调卷归卷、保密审查、档案清点等具体实际问题,去粗取精,对每个环节进行流程再造,使档案库房管理各个工作环节更加规范有序实用。

    二、做法

   (一)上松下滿装卷法。档案上架时,密集架上端格排放档案数量比下端格适当减少,解决因上端较高、档案排放较密较紧,调归档案费时费力的困难。

   (二)档案排列取齐法。档案上架后,用双手平握档案取齐板,与档案呈“十”字型,轻轻将上架档案内推至要求位置,使整格档案整齐美观。

   (三)左抽右取调卷法。调卷时,将所调档案左侧的一卷抽出5cm左右,归还时可迅速看到抽出的档案,立即确定归还档案的位置。日常库房检查时还可对是否归档起到提醒作用。

   (四)调卷档盒倒置法。调档时,将调出档案所在的档案盒反过来放置,在档案归盒时利用档案盒盒脊两面的明显不同,迅速确定调出档案所存放盒的位置,快速准确地归位。

   (五)保密档案两步审核法。提供档案出库前,先通过检索文件级目录,根据划分的等级和标注的“颜色”(管理系统中标注)审核;如不明确,再翻阅卷内目录及文件进一步审核,确保档案不失泄密。

   (六)预排归卷法。在核对接收档案无误后,将所归档案按照库房所存档案的位置索引顺序排列并摆放在归卷车上,按照顺序快速准确归完所有档案。

   (七)三指清点法。清点档案时,同时用食指、中指、无名指按照卷号顺序分别指向所点档案,一次清点3卷,依次进行,提高清点速度和准确性。

   (八)案卷散页检查法。打开案卷封皮,用手指捏住卷脊,稍高于桌面,轻轻抖动,如果有散页掉落,及时重新装钉。

   (九)库房钥匙取准法。将所有钥匙按照开启库房门的顺序统一排列在专用的钥匙板上,使用时可迅速找到所需钥匙。

   (十)库房管理多用袋。内装小型手电筒、起钉器、纸笔等。库房光线不好,可用手电筒照明;发现档案内有装订针等金属物,可用起钉器消除;发现库房内有什么情况,用纸笔随时记录。

    三、成效

    该工作法源于实践、用于实践,具有创新性、实用性、可操作性强的特点,提高了档案库房的规范化、科学化管理水平。2006年青岛市档案系统业务技能竞赛活动将该法命名为“王晓华档案库房管理工作法”。国家档案局、省档案局主要负责同志视察青岛市档案馆时对该工作方法给予高度评价。

 
 

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