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刘振起套孔板巧订档案法
2014-07-15 15:27  

 

刘振起套孔板巧订档案法

(2006年命名)

作者:青岛市档案局

来源:青岛市档案局

 

 
 
 
 
   一、背景

三孔一线装订法,是以案卷为单位整理档案时的常用方法。因运用该法装订的档案美观牢固,虽经长期使用,也不易变形散卷,是每个档案工作者应该熟悉掌握的一项基本业务技能。

但是,在长期的实践中发现,对于广大基层档案管理人员来说,由于他们多为兼职,一年当中整理档案的时间多集中在一周左右,而且装订的案卷数量很少,因而不仅对三孔一线装订法的要领把握不准,而且连基本的操作步骤也很难记住,易出如下问题:(一)打孔时,三孔之间的距离不均等,三孔不在同一条直线上,装订成的案卷不美观;(二)上下两孔间的距离有时过长,有时过短,装订成的案卷不平整、不牢固,易散卷;(三)装订时需用的线绳较粗,穿针引线困难;(四)有的为了穿线方便,随意使用大号钻头,不仅加大了对文件纸张的损坏,装订成的案卷也容易产生松动;(五)穿线过程容易出错,而一旦出现错误,装订成的案卷就不牢固,极易散卷。

为了解决三孔一线装订法在使用过程中容易出现的问题,给基层档案人员提供一种既容易操作又容易掌握的打孔穿线方法,胶州市档案馆的刘振起同志在调查研究的基础上,经过反复实验,总结出了“套孔板巧订档案法”。

二、做法

套孔板制作和使用方法如下:(一)取两块长220mm、宽20mm、厚2mm的钢板,在其中一块钢板(A板)的中间线上打32.5mm的圆孔,3孔间的距离为70mm左右且在同一直线上。(二)在另一块钢板(B板)上取与第一块钢板重合后相对应的3孔的中心点上,焊接上3根长40mm,粗2mm且垂直于钢板平面的立柱,在3立柱的顶端所处的同一直线上开宽1mm,深1.5mm的小槽。(三)把待装订的案卷用铁夹固定好以后,把A板的3孔对准案卷正面需要打孔的位置,用左手指压住A板,右手持2.5mm钻头的电钻沿A板的3孔把案卷垂直打透。(四)截取一段500mm长的装订用线绳,把线绳的两端夹在B板的两外立柱的顶端小槽内,把线绳的中间处夹在B板中间立柱顶端小槽内,从正面把3立柱同时穿过案卷上的3孔,从卷背面露出的3立柱的顶端小槽内拉出线绳(线绳的两端各拉出150mm,线绳的中点拉出15mm的双线)。把两端的线绳交叉穿过线绳中间形成的环。并顺向用力拉紧线绳后打一活结,整个装订工作便完成了。

三、成效

套孔板档案装订法,在提高档案管理水平和工作效能上有以下作用:

(一)实现了案卷装订过程的标准化和规范化。采用套孔板档案装订法,消除了在案卷装订过程中因人的因素而产生的3孔距离不等,3孔不在同一直线上,穿线方法不一致等随意行为,在很大程度上纠正了打孔过程中出现的偏斜现象,使3孔一线装订法有了具体而规范的操作标准、方法和步骤。

(二)案卷的装订质量有了可靠保证。套孔板档案装订法,一是保证了打出的孔整齐一致,二是固定了3孔之间的距离,三是保证了案线方法的正确性,四是避免了传统方法在穿针引线过程中造成的案卷松动。装订好的案卷既平整、美观又结实牢固,便于长久保存和利用。

(三)方法简单,容易掌握。套孔板档案装订法采用AB两块铁板,A板负责打孔过程,B孔负责穿线过程,操作简单易学,且不易出错,解决了基层档案人员装订档案时普遍存在的错误多,案卷质量差的现象。

另外,采用套孔板档案装订法,还避免了装订过程中容易产生的错误,解除了装订过程中出现的返工和损坏卷皮现象,既减少了浪费又提高了工作效率。

该法于2006年参加了青岛市档案系统业务技能竞赛和绝活展示活动,被命名为“刘振起套孔板巧订档案法”。

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