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郭宏琳快速扫描三步法
2014-07-15 15:30  

 

郭宏琳快速扫描三步法

(2008年命名)

作者:青岛市档案局

来源:青岛市档案局

   一、背景

    2002年以来,崂山区档案馆将馆藏纸质档案扫描作为档案信息化建设的一项重要基础工作,由于馆藏档案数量较多,年代跨度大,档案纸张质量不一等原因,造成扫描工作任务十分繁重。如何提高扫描工作效率成为日常工作中急切解决的课题。崂山区档案馆的郭宏琳同志在实践中探索出快速扫描三步法解决了这一课题。

    二、做法

    档案上机扫描主要分为三个步骤:一是对应档号建文件夹,二是通过扫描仪扫描档案,三是扫描图像后期处理。该扫描技巧就是针对上机扫描中的三个分解步骤,对应提出了三个提高档案扫描工作效率的解决方法。

    (一)自制文件夹——自动生成器批量建立文件夹

    扫描档案必须有规则的建立存放位置,便于与电子目录对应查找利用。青岛市档案系统馆藏档案扫描统一按照全宗号(5位)—目录号(3位)—案卷号(5位)—页号(4位)建立文件夹,与纸制档案的档号建立一一对应的关系。如果按照手工方式建文件夹,需要对照档案一个一个手工录入,录入速度慢,而且容易出错。

    用自制文件夹自动生成器来批量建立文件夹,解决了手工建文件夹的上述缺点。它提炼了文件夹建立过程中存在的统一规则,即与纸质档案档号一一对应的关系,用户只需录入全宗号、目录号,自制文件夹自动生成器就自动从电子数据中提取档号逐级自动建立文件夹。使扫描过程中每分钟建文件夹速度由几十个提高到了几千乃至几万个且准确无误,极大提高了建立文件夹的速度和准确率。

    (二)把平板扫描仪改造成“高速”扫描仪

    由于部分纸质档案纸张无法使用高速扫描仪进纸,而平板扫描仪因价格低廉等原因在扫描过程中仍大量使用,但是扫描速度慢。为了提高扫描速度,该方法在平板扫描仪的使用方法和使用步骤上作了两点改进。

    1.同样大小的纸张只预览一次。扫描档案一般以A4幅面为主(同样适用于大幅面平板扫描),大小一致,因此在扫描过程中,如果操作人员将更换的扫描档案纸放在同一个位置,那么扫描同样大小纸张的档案只需预览、框选一次,与每次都预览相比节省了一半的时间。

    2.定制时间,通过微机控制,定时自动发送扫描操作指令。在平板扫描仪上扫描档案时需要每次点击扫描按钮和更换纸张。改进后,将点击扫描按钮的工作,通过鼠标点击软件,定时自动发送扫描操作指令,扫描人员只需更换扫描纸张即可。一是鼠标点击软件设置点击扫描按钮指令要在扫描完成前几秒发出,节省扫描仪的反应速度。二是更换扫描纸张可以在扫描仪归位过程中进行,便于加快扫描指令发出速度。使用该法,同样的平板扫描仪可在8小时内多扫描400页以上,极大地改进了平面板扫描仪的扫描速度。

    (三)批量旋转扫描档案。

    扫描档案有横向纸张、纵向纸张之分,由于在扫描的前几步中采用了一次预览方法,因此在这一步中就需要将扫描方向错误的纸张进行旋转。方法是在ACDSEE中选中画面中所有需要旋转的图像,按选crtl+j,选择旋转方向即可。ACDSEE是一款很好的扫描档案帮助软件,软件中的批量命名等功能有助于加快修复扫描档案中存在的错误。

    经过以上三步的改进,极大地提高了平板扫描仪在档案扫描过程中扫描效率和使用频率,较好地克服了扫描速度慢的问题,提高了平板扫描仪的性价比,与使用高速扫描仪相比大大节省了扫描成本。该法在2008年青岛市档案系统业务技能竞赛和绝活展示中被命名为“郭宏琳快速扫描三步法”。(编辑:罗京)

 

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