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新形势下档案工作走向社会化的思考
2016-04-13 16:03 孙启祥 冯甜 

              新形势下档案工作走向社会化的思考

孙启祥   冯  甜

(汉中市档案局,陕西汉中  723001)

[摘  要]  在档案工作的重要性已经基本形成共识、社会各界和人民群众对档案的要求日趋提高的新形势下,切实转变观念,做到文书档案与社会档案互补、机关档案与民间档案相辅、平面档案与立体档案并重,是档案工作者的当务之急。档案部门只有牢固树立服务观念、主动扩大征集内容、积极创新档案形式、认真拓展管理方式、勇于应用先进技术,才能具有生机和活力,才能满足社会需求,由“官方化”走向社会化。

[关键词]  档案工作;社会化;“三个转变”;社会档案;家庭档案;民间档案;名人档案;信息化  

 

近年来,随着全社会对档案利用的日益重视和档案工作机制的不断创新,档案工作的重心已由传统的服务于党政机关向服务于民生、服务于社会、服务于文化建设转变。这些转变,无疑给档案工作带来了新的生机,但也给档案工作者提出了新的要求。本文就档案部门、档案工作者如何适应新形势,转变观念,拓展空间,使档案工作走向社会化做点探讨。

1  把握档案工作现状和面临的新形势

我们国家档案事业的发展进程或曰体系建设,按照业内论述,经历了接受国民政府档案资料,以召开会议、印发文件形式加强文书、档案管理;颁布档案法律,依法治档;健全档案机构,充实完善档案事业体系等阶段,“到目前为止,世界上尚没有一个国家形成如此完整系统的国家档案事业体系”。[1]虽则如此,但以中国幅员之辽阔、行政管理关系之交叉重叠、东西南北经济文化差异之明显,各地档案事业、档案工作现状仍然千差万别。不过,以下几个方面应该说具有共性,可视为档案工作的现状和面临的新形势:

1.1 对档案工作的重要性已经基本形成共识

几十年来档案工作的实践,特别是1987年《中华人民共和国档案法》的颁布实施,使各级领导和广大档案工作者逐步认识到,“档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责”[2],各级国家机关、事业单位、企业、社会团体负责人起码从口头上不否认档案工作的重要性。

1.2 基础性档案工作进展正常

各级国家综合档案馆、各类档案室文书档案的收集、整理、保管、查阅利用、资料编研大都有章可循,有序开展;档案信息化也越来越进入决策者和档案工作者的议事日程,有些地方甚至取得了丰硕成果。

1.3 档案的收集、征集存在薄弱环节

   《档案法》对档案的定义是:“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[3]但在具体工作中,存在重视国家机构档案,忽视社会组织和个人档案;重视文字档案,忽视图表、声像档案的问题,已有重要的个人档案、声像档案随着岁月的流逝而灭失。

1.4 与海外、国外比还有差距

尽管我们在档案馆藏量、机构设置、管理人员数量等方面在世界处于前列,这些年一些地区档案馆建筑面积、内部结构布局也堪称世界一流,国家档案局甚至提出了鼓舞人心的建设“档案强国”[4]的目标,但毋庸置疑,在管理理念、管理方式、服务意识及手段、基本建设投入等方面,我们的差距仍然很大。

1.5 开创档案事业新天地任重道远

随着《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》和《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的贯彻落实,随着改革开放、依法治国的深入和各种政治、经济、社会、文化活动的进一步规范,档案工作的重要性将愈来愈凸显;随着社会的进步和人民群众权力意识的增强,对档案资源建设和利用诉求会提出更高标准、更多要求,档案工作者须更新观念、创新工作,才能顺应时代变迁,开创档案事业新天地。

2  新形势下档案事业发展的思路

当前,各级档案馆的资源现状、管理形式等不能满足社会需求。档案中政府的工作安排、工作总结、领导讲话材料多,受人关注、经常利用的关乎个人问题的档案却常有缺漏,而工人、农民、知识分子、个体私营工商业主、学生以及其他社会人士通过查阅档案落实有关政策,解决工龄、工资、学历、技术职务、行政职务、行政级别和各类纠纷问题,已成为人民群众的自觉行为。因此,档案工作如何“走出深闺”,面向社会,如何在“为党管档,为国守史”的同时,最大限度的“为民服务”,是事业发展面临的重要课题。也就是说,档案工作面临如何社会化的问题。从长远考虑,档案工作社会化是一个地区政治民主、社会文明、经济发展、文化繁荣的重要标志之一,也是档案事业发展的必然要求。提高档案工作社会化水平对于发展档案事业,既是应时之举,又具长久之功。

档案事业存在的前提是拥有大量档案资源。如何改变几十年来几乎全部精力用在收集、整理、保管党政机关和其他单位的文书档案上的传统做法,拓展视野,伸长触角,收集、征集更大范围的档案资料,使档案事业长兴不衰、健康发展,是各地各级档案部门、档案人员一直认真思考的一个问题。陕西省的档案工作者集众说之长,归纳出在思想认识和工作安排上切实实现“三个转变”的提法,即由单纯的文书档案向文书档案与社会档案互补转变,由只抓机关档案向机关档案与民间档案相辅转变,由注重平面档案向平面档案与立体档案并重转变,使国家机关、各类机构和个人档案应收尽收,为档案事业持续发展、永续利用奠定基础。

“三个转变”最早由陕西省档案局局长王建领在2013年开展工作调研时提出,2014年初在陕西省档案工作会议上又做了论述、强调。2014年11月,汉中市档案局在《关于转变观念提高档案工作社会化水平的若干意见》中针对“三个转变”的实施做了安排部署。2015年3月,“三个转变”写进了中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势档案工作的实施意见》。至此,文书档案与社会档案互补、机关档案与民间档案相辅、平面档案与立体档案并重,成为新形势下陕西省档案事业发展的方向和措施。

由单纯文书档案向文书档案与社会档案互补转变,就是要延伸档案内容,加强社会关注的档案、非物质文化遗产资料、重大经济社会活动档案的接收征集力度,丰富馆藏资源;由机关档案向机关和民间档案相结合转变,就是要拓展收集领域,加大对民间档案、名人档案、口述历史档案、家庭档案等收集力度,积累更多的档案资源,纵向扩展档案内容;由平面档案向立体档案转变,是指除加强抢救纸质档案外,还要多渠道地收集音像、实物等档案,真实全面地有立体感地记载和反映历史面貌。“三个转变”较好地概括了今后档案工作的方向和重点,不只在陕西,在更大范围内也有实践和探讨的必要。

3  档案工作走向社会化的路径

档案工作社会化就是要对长期以来档案“官方化”观念和行为进行“稀释”,面向社会、面向民众收集征集档案,就是要使档案资源的利用由政府为主转向政府与社会共享。走向社会化的路径很多,而树立服务观念、扩大征集内容、创新档案载体、拓展管理方式、应用先进技术必不可少。

3.1 牢固树立档案工作服务社会的观念

档案工作服务社会已是老生常谈,但实际效果难称良好。由于或位于深宅大院,或地处偏远郊区,或资源拥有量有限,或服务手段落后,或人员素质不高,许多综合档案馆很难做到为人民群众、为社会各界优质高效服务,亟需改善和改变。特别是一些高层次的综合档案馆,强化而非弱化“官神秘性,人浮于事,被动服务,查阅手续复杂,审批“门槛”过高,甚至高到过不去,根本不可能为社会经济发展和人民群众生活服务。这种观念、风气不改变,档案工作走向社会化、服务全社会就会成为一句空话。在这方面,海外、国外有很多值得肯定的做法。台湾中国国民党党史馆只有两位专职人员、管理三百多万卷档案、全球各地查阅开放档案只要求提供有效的身份证明(大陆人士要有台湾学术单位的推荐函)的做法,[5]国外档案界形成理论并付诸行动的档案“休闲利用观”[6],都有学习借鉴的必要。

3.2 开阔档案工作视野,建立覆盖全社会的档案体系

突破“档案=文书档案”的惯性思维,拓展工作范围,收集整理政治、经济、文化、科技、宗教、民族活动中具有重要影响和利用价值的档案资料,建立覆盖全社会的社会档案、特色档案、名人档案、民间档案、家庭档案体系。近年来,有关招工、婚姻、土地、林地、知青等历史问题的档案和就业、房产、医保、城镇建设、环境保护等现实问题的档案备受关注,须围绕这些领域做好档案的收集、整理、保管和开放服务工作。农村土地确权、乡镇村组撤并、移民搬迁、中小学撤并、城市拆迁改造是这些年各地普遍开展的工作,其相关档案的收集保管历史意义重大。对各级各地开展的机构改革、各种庆典、抗灾救灾、全球性全国性或地域性重大活动,在做好事件发生时、工作过程中档案收集的同时,还要做好活动结束后群众诉求、市场变化、社会反响等后续档案资料的采集、甄别和收藏保管,提高档案的全面性和准确度,全方位多视角地记录反映历史。因为我们现在收集的来自官方的重大事件、重大活动档案,无非是领导重视、安排周密、效果明显、群众皆大欢喜,但这往往不是事实的全部。

应加大与各类单位、各种人群的沟通联系,建立不同门类不同载体的特色档案。如与外事侨务等对外交流部门协商,收集与当地友好交往的国内外城市赠送的礼品及产生的资料,建立对外交往成果档案资料特藏展室;与党史、地方志等部门联系,归集地方文献档案资料;与高等院校、博物馆联合,收集地方学术研究资料;同文联和当地文化人士联系,搜集本土文化名人诗歌、散文、小说、文学评论创作研究资料;与企业、企业主管部门协作,做好企业改制、兼并、破产等发展变化过程中档案的收集、保存,等等。台湾国史馆“总统”外交礼品档案陈列展览,西安市市政府礼品陈列展览,浙江省、广州市、成都市建立“名人档案库”,新疆、哈尔滨、苏州等地或指导规范民营企业建档或改制企业档案集中管理,是档案工作向社会层面延伸的范例。

我国地域辽阔,各地资源、物产、风俗不光差异大,而且往往各具特色,建立一些具有经济、文化特点的特色档案意义重大。目前已经开展和准备开展的海南、云南民族档案,四川绵竹“剑南春”档案,杭州、苏州丝绸档案,西安“丝绸之路”档案,宁夏盐业档案,陕西汉中茶叶、洛川苹果、城固柑橘档案的收集、整理、展示等工作,都是值得肯定和大力提倡的。

名人档案是存贮历史记忆、记录文化进程的生动素材。建立一个国家、一个地区从古至今对政治、军事、经济、科技、文化、教育、宗教起到积极作用或具有一定影响力的名人的档案,是档案工作的重要方面。名人档案古来就有,国外于此更为重视,而过去多少年我们对此有所忽视。名人档案应以征集为主,可以个人为基本单位进行整理,形成档案数量较多的著名人物可单独设立全宗,形成档案数量较少的若干同类著名人物可组成联合全宗,并按照材料的种类、结合时间特征进行分类立卷。英国国家档案馆保存的16世纪文化巨擘莎士比亚的系列档案能够受到联合国教科文组织的推崇,[7]我们也应有曹雪芹、鲁迅那样的大师文豪的系列档案向世界展示我们的文学成就和文化风貌。一个省、一个地区也应有本地文化、教育、学术、科技代表人物的档案。

民间档案具有重要的历史印证、智慧积累、信息贮存价值,它所承载的厚重的民间文化和历史记忆越来越被人重视。近年来,有越来越多的人注重民间档案的收集,大大弥补了政府档案的不足。只有将民间档案的保护和吸收纳入档案资源建设系统中,才能更好地保存、利用、传承珍贵的文化记忆。因此,应大力开展民间档案的普查、登记。可借助档案网站鼓励群众登录,自行登记所持有民间档案的种类、数量、保管状况等,再上门登记核实,并根据持有者意愿和档案情况,采取接受捐赠、寄存、收购、代为保管、征购、接收移交等灵活的方式加以保护和管理。

家庭档案是民间档案的一种形式,是家庭成员在家庭活动和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他形式的历史记录,对于从微观上真实地反映社会局部历史面貌、提高家庭文化品味和生活质量起着重要作用。档案部门有责任指导家庭档案的建立。家庭档案的建立,一则应选择有条件、有影响力的家族或大家庭建档;二则可根据持档人的意愿协助建档,并从家族史、理财、健康、证件、个人履历、日记、书信、家庭大事记、交友联谊、照片摄影等多个方面进行归类建档,以备日后查考、使用、完善;三则要做到隐私保密。家庭档案在社会进程中的作用不可小觑。清代留美幼童詹天佑、容揆、唐绍仪在国外的经历就是通过美国康涅狄格州基恩女士个人收藏的资料得以清晰的。[8]

3.3 拓展档案形式,实现档案资源的立体化

档案社会化的重要环节是改变单一的纸质形式,在形式和类别上向电子文件、数字档案、声像档案、实物档案等发展,多种材质、有立体感地记载和反映历史。近年,通过“存量档案数字化,增量档案电子化”,扫描加工纸质档案,加快接受电子文件,数字档案、电子文件数量剧增,但声像档案、实物档案的收集、征集仍步履维艰,除了经费这个“拦路虎”外,思想认识不一、操作办法不明也是制约因素。对实物档案的定义及属性尽管存在歧见,但实践中许多“实物”与“档案”不可分割也是事实。

国外的声像档案发展如火如荼。墨西哥国家声音档案馆动听而丰富的墨西哥声音,澳洲国立影片与声音档案馆的视听遗产——“澳大利亚的生活”,美国康奈尔大学麦考利档案馆17.5万条的动物声音记录,说明人类已开始进入“用声音记录世界” [9]阶段,我们不应该一直落后。方言能有效的传承历史和文化、促进交流、化解隔阂,我国古代就有进行方言调查、编撰方言书籍的传统。扑朔迷离的西夏史的建立,就得益于原始资料的发现、西夏文的识读和党项族后裔方言习俗的流传。20世纪中期以后,重视推广普通话,忽视了方言的利用和研究,造成了一些民族性、地域性语言的失传和文化的断裂。这些年,天津、青岛等地做了方言采集建档工作,陕西省档案局也注重这类资源的抢救和发掘,局长王建领所著《留住祖先的声音——陕北方言成语三千条》被国家定为非物质文化遗产保护资料,今年在全省12个县(区)开展的“陕西方言语音建档”试点,又迈出了重要一步。

口述历史档案是集社会档案、民间档案、名人档案、音像档案等属性于一体的档案形式,它可以在一定程度上弥补文书档案的不足,更多地填补历史空白,保存社会记忆。美国哥伦比亚大学中文图书馆已故馆长唐德刚博士根据当事人口述资料研究整理的《顾维钧回忆录》、《李宗仁回忆录》、《胡适口述自传》等,成为不朽的文史巨著。天津日报高级记者宋安娜利用6年时间,通过访问尚存的犹太人,回忆二战期间犹太人千辛万苦选择中国逃避法西斯迫害的艰难历程,出版《神圣的渡口》[10],既揭露了法西斯的罪恶,又拉近了中国人民与犹太人、与世界人民的距离。著名史学家定宜庄带领自己的团队进行的“老北京人的口述历史”工作,从不同侧面记录了北京宏观的历史变化。这些年由民间或官方开展的对抗战老兵、黄埔军校老人、日军慰安妇中的中国妇女、入朝作战战士的采访记录,都是可贵的口述历史资料。档案人员在这项事业中不光应有一席之地,而且应该扮演主角。按照专家的说法:“做口述历史,就像和时间赛跑。” [11]除了上述国共政权交替之际的人物、事件,经历1949年后风云变幻的许多人也陆续谢世。尽管“反右”、“大跃进”、“文革”等重大事件的研究还有许多禁区,但作为“历史收藏者”的档案人员,不应让这些事件的当事人将历史真相带入坟墓。对于基层来说,更有许多政治、经济、科技、文化活动的重要回忆,需要由事件当事人口述或事件亲历者口头转述,经采集后以文字、声像等形式记录下来。当然,“所谓口述历史并不是一个人讲一个人写就能完成的,而是口述部分只是其中史料的一部分而已” [12],口述只有与其他史料对证充实才能成为“历史”,“口述要与文献相结合,通过‘二重证据法’,来确保口述历史的相对准确性” [13]。汉中市档案馆启动的“黄埔军校汉中籍老人口述历史实录”和“汉中文化名人生平”建档工作,就是基层档案工作者的一种尝试。

3.4 激活档案保存方式,提倡档案代管托管

国家综合档案馆保存档案资源是一种主要形式,但不应该也不会成为唯一的形式,应大力提倡档案代管托管,以多种形式保存档案。档案部门须指导并参与民间档案的代管、托管,鼓励民间有识之士创建家庭档案馆(室),在自我保管有困难的情况下,委托社会人士专门看管、保护。各级档案局应尊重档案持有者的意愿,对其档案的收集整理提供及时、免费的技术支持和业务指导。同时,可依托具有档案保管资质的民间机构,与档案持有者签订寄存协议,寄存人享有优先使用权,并可提出限制利用意见,还可以分享利用相关档案所获得的收益。

在当前全面深化改革的形势下,国有企业发生破产转制、事业单位发生撤销等情况时,档案部门应按照国家档案局第9号令第6条规定,及时介入,主动作为,对其档案进行接收和代管;暂无保管主体的档案应由所在地国家综合档案馆接收。企业档案是经济行为的真实记录,不能遗失丢弃,留下历史的遗憾、空白。邓小平1921年在法国克鲁梭当轧钢工的档案,就是在施奈德钢铁厂早已停产的情况下,由管理档案的一个基金管会1996年提供的。[14]对散落在民间的一些族谱、家谱等,档案馆亦可代为保管,所有权仍归档案持有者。对代管的档案档案馆具有管理权和使用权,可按照代管协议向社会及家族相关人员开放,以便查阅利用。

这些年政府部门或中介机构为大专院校毕业生和科技人才合理流动而开展的档案托管业务,既是一项重要的社会服务工作,也是档案托管的重要形式,这项工作可大大减少人才流动过程中出现档案遗失、被盗及泄密等事故的发生。各级综合档案馆可尝试性地开展此类工作,以拓展业务,最大限度地服务社会。

3.5 采用先进技术,稳步推进档案信息化

技术在档案领域的创新应用已成为国际档案界的主流。在美国、英国,云存储、大数据等“一些创新技术被及时引入档案领域,夺人眼球”,“档案部门借助技术提供体验式服务,带领用户‘穿越’时空”。[9]对我们国家档案工作特别是基层档案工作而言,档案数字化与数字档案馆建设应成为常态性工作。20世纪计算机技术和通信技术的成功融合及广泛应用,使信息化成为耳熟能详的一个术语,“信息化已经成为全球共同的路径选择,成为世界各国的发展战略,成为各行各业的建设重点”[15],档案工作不光不能例外,而且应成为“弄潮儿”,这样才能跟上时代步伐,真正实现社会化。应持续推进档案信息化工作,积极加强档案信息网站、档案目录及全文数据库建设,实现全社会在线查阅利用和咨询服务便捷化。当务之急是国家应有统一的数字化技术规范,解决技术标准无章可循的问题,避免各地或茫无头绪,或自成体系,难以联网共享。对如何保证电子档案的原始性、准确性、可信性,也应有相应的切实可行的技术措施,以使信息化在档案社会化过程中真正发挥促进作用。

4  结语

档案工作社会化是一个宏大的命题、长期的工作,不是一两篇文章能够尽述的,其工作也不能立竿见影,不能单靠行政命令而“运动式”进行,关键是行政管理机关要有长远的考虑、明确的政策,档案工作者要有全新的观念、踏实的作风。多年来包括档案部门在内的行政或准行政单位形成的习以为常的神秘、被动、拖拉,与社会化理念格格不入。档案工作者只有明确目标,持之以恒,才能收到预期效果。如果邯郸学步、拾人牙慧,模仿权力部门靠提口号制造轰动效应,“跟风”,走形式,只会事倍功半,甚至劳而无功。至于社会化的路径,可视各地具体情况而选择,可在实践中探索前进。

                        

                    参 考 文 献

[1] 刘国能.论中国档案事业体系形成阶段[J].档案与建设,2001(4):7.

[2] 中共中央办公厅,国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N] .中国档案报,2014-5-5(1).

[3] 中华人民共和国档案法(第一章第二条)[A].国务院法制办公室(编).法律法规全书[C].中国法制出版社,2009:3-32.

[4] 杨冬权.在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话[R].中国档案,2012(4):17.

[5] 陕西省档案局.赴台湾考察档案工作报告[R](内部资料).2014.

[6] 黄霄羽.国外档案利用服务社会化的理论认识和实践特点[J].档案学通讯,2010(6).

[7] 黄霄羽.2014年国际档案界回眸[J].中国档案,2015(2):71.

[8] 钱钢,胡劲草.大清留美幼童记(引子)[M].北京:当代中国出版社,2010:4.

[9] 王贞.用声音记录世界——国外声音档案馆的建设[J].中国档案,2015(4):66。

[10] 宋安娜.神圣的渡口:犹太人在天津[M].天津:天津人民出版社,2007.

[11] 张盼.近五年我国口述历史档案的收集情况及思考[J].档案学研究,2014(3):51.

[12] 唐德刚.文学与口述历史[A].史学与红学[C].南宁:广西师范大学出版社,2008:19-20.

[13] 杨原.口述中的历史记忆[J].光明日报,2015-6-9(15).

[14] 鲜于浩.邓小平在法打工铸铁时,不止一次受伤[J].华西都市报,2014-8-22. 

[15] 陈智为,等.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2008:505.

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