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汉中市重点建设项目档案管理验收办法
2018-08-29 16:31  

 

关于印发汉中市重点建设项目档案

管理验收办法的通知

 

 

各县(区)档案局、发改局,市直有关部门、单位:

为加强我市重点建设项目档案管理,进一步规范重点建设项目档案管理验收工作,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全,使档案工作更好地为项目建设、运行和管理服务,市档案局和市发改委制定了《汉中市重点建设项目档案管理验收办法》,现印发给你们,请遵照执行。

 

汉中市档案局       汉中市发展和改革委员会

                        2018年8月23日

汉中市重点建设项目档案管理验收办法

  

第一章  总 则

第一条  为加强重点建设项目档案管理,规范重点建设项目档案管理验收工作,确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《陕西省档案条例》、《国家重大建设项目档案验收办法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》以及有关法律法规并结合我市实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于汉中市人民政府每年审定公布的市重点建设项目(以下简称项目)

第三条  汉中市档案局每年根据市政府公布的项目名单,对项目档案工作实行分类分级管理。
  分类管理:分为监管类和服务类;分级管理:分为市级为主监管、服务项目和区县为主监管、服务项目。
  监管类项目,是指国有控股或相对控股的项目以及民营和外资类项目中的特许经营与基础设施项目;服务类项目,是指除监管类外的其它项目。

第四条  项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。

第五条  项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第六条  项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。属交通、能源、社会事业、城建环保和水利类的项目不论是否实行竣工验收,都必须通过档案专项验收。

 

第二章  项目档案管理职责

第七条  重点建设项目档案管理实行统一领导、分级管理的原则。市、县档案部门负责本级重点建设项目档案的登记、监督、指导、检查和验收工作

第八条  项目主管部门应对重大建设项目档案工作进行监督、检查和指导,参加档案专项验收工作。

第九条  项目建设单位应当明确项目档案工作机构与分管领导,配备项目专兼职档案人员,落实项目档案工作所需经费。

项目建设单位档案工作机构的主要职责:

(一)在项目勘察、测绘、设计、施工及监理等合同中设立专门条款,明确参建单位项目文件材料整理、归档责任;

(二)建立健全项目档案工作各项规章制度,收集、整理本单位形成的项目档案资料;

(三)对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督、检查和指导;

(四)项目档案工作与项目建设同步进行,确保项目档案完整、准确、系统。

第十条  项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》、GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》及相关行业档案标准规范,完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。

第三章  项目档案的管理

第十一条  市、县档案局应加强对重点建设项目档案的跟踪管理服务,加强对项目建设过程中项目档案工作的监督、指导,每年组织不定期检查,帮助建设单位(业主、项目法人)建立健全档案工作,提高档案管理水平。

第十二条  项目建设过程中,各有关单位应设有满足档案需要的档案库房及确保项目档案安全的设施设备。项目档案应采用计算机管理,实现档案管理现代化。建设单位与各承包单位签订的项目承包合同,应按照档案管理有关规定与标准,明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。

第十三条  实行总承包的项目,总承包单位负总责,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,项目竣工时由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料,并提交项目建设单位;由建设单位分别向几个单位发包的项目,各承包单位负责收集、整理分包范围内相应的项目档案资料,项目竣工时由各承包单位负责将项目全部档案资料提交项目建设单位。

第十四条  重点建设项目档案必需真实反映项目实际情况和工程建设过程,做到图物相符、数据准确、内容真实、手续完备、字迹清楚、图面整洁,符合国家、行业标准规范等有关规定要求。

建设单位应采取拍照、录像等方式,将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录,制作、形成项目音像档案,及时归档保存。

第四章  项目档案的登记和验收

第十五条  建立重点建设项目档案登记制度。市、县档案局每年根据同级政府公布的重大建设项目计划表确定需要登记的重大建设项目名单。建设单位对新开工的项目于开工后1个月内,续建项目于每年11月底向同级档案局报送《重点建设项目档案管理登记表》(附件1),档案局应在收到登记表后30个工作日内组织进行项目档案工作指导。对未按规定进行登记的单位由档案局予以通报,限期登记。

第十六条  项目竣工并投入使用前,应组织建设项目档案的专项验收。

()监管类项目

1、市发展和改革委员会组织验收的项目,由市档案局组织项目档案的验收;

2、市发展和改革委员会委托市级主管部门(含市管理企业)组织验收的项目,由受委托部门档案机构组织项目档案的验收,验收结果报市档案局备案。

3、县(市、区)政府投资主管部门组织验收的项目,由同级档案局组织项目档案的验收。

()服务类项目
  1、属交通、能源、社会事业、城建环保和水利类的项目,其项目档案验收由市档案局、市级主管部门档案机构负责组织,或委托有关部门组织;
  2.其它服务类项目主要做好档案业务的指导服务工作。
  ()各级档案行政管理部门、项目主管部门应加强项目档案验收前的监督、指导和咨询工作,必要时可组织预验收。

第十七条  项目档案验收组的组成:

(一)市档案局组织的项目档案验收,验收组由市档案局、市级主管部门、项目所在地县级档案行政管理部门等单位组成。

(二)市级主管部门档案机构组织的项目档案验收,验收组由市级主管部门档案机构及项目所在地县级档案行政管理部门等单位组成。

(三)县级档案行政管理部门组织的项目档案验收,由县级档案行政管理部门和县级项目主管部门等单位组成。

(四)凡在市、县城市规划区范围内建设的项目,项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

(五)项目档案验收组人数为不少于5人的单数,组长由验收组织单位人员担任。必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

第十八条  项目档案验收应具备的前提条件
  ()项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,具备竣工验收条件;
  ()项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;
  ()完成了项目建设全过程文件材料的收集与归档工作;
  ()基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
  
第十九条  项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重点建设项目档案验收标准(附件2)进行全面自检。
    第二十条 项目建设单位(法人)应在项目竣工验收前向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告和《重点建设项目档案验收申请表》(附件3。项目档案验收申请报告的主要内容包括:
  ()项目建设及项目档案管理概况;
  ()保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;
  ()项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;
  ()存在的问题及解决措施。
  
第二十一条 项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。
    第二十二条  项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第二十三条  项目档案验收的内容包括:项目档案的完整、准确、系统和安全。
  ()项目档案的完整性
  主要检查项目前期管理文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、科研文件、涉外及试生产文件、声像及电子文件的完整、齐全情况。
  ()项目档案的准确性
  主要检查项目归档文件材料内容的真实、准确情况,竣工图编制质量情况,声像及电子文件质量情况。
  ()项目档案的系统性
  主要检查项目档案的分类、组卷、编目是否符合有关规范标准要求。
  ()项目档案的安全性
  主要检查档案库房、设施设备及文件制成材料情况。

第二十四条  检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量应不少于总档案的20%,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

第二十五条  项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。项目档案验收合格的项目,由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改要求,项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。

第五章   奖励与处罚

第二十六条  市、县档案局以及相关主管部门对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人,应当给予表彰和奖励。

第二十七条  对在项目档案管理过程中,违反《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规的,应依法追究其法律责任。

第六章  附则

第二十八条  其他建设项目的档案验收工作,可参照本办法执行。   

第二十九条  本办法自印发之日起施行。

附件: 1. 重点建设项目档案管理登记表

2. 重点建设项目档案验收标准

3. 重点建设项目档案验收申请表

 

 

附件【汉档发[2018]21号汉中市重点建设项目档案管理验收办法.doc
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