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汉中档案特刊(2018年第3期)
2018-11-28 11:03  

汉中档案特刊

第3期

(总第219期)

汉中市档案局

汉中市档案学会                                                   2018年11月15

    【编者按】 为推进我市综合档案馆新馆建设更加科学、建成后使用更加有效,10月23日至25日,汉中市档案局副局长张洪涛率新馆建设考察组一行,赴四川省成都市双流区、德阳绵竹市和陕西省宁强县学习考察。通过实地参观、座谈交流和查阅资料等方式,开阔了视野,拓展了思路。三地档案馆新馆建设中的经验,对推进我市档案馆项目建设具有启迪和借鉴作用。

市档案局赴双流、绵竹、宁强考察新馆建设情况报告

    为推进我市6个县(区)级综合档案馆新馆建设更加科学、建成后使用更加有效,2018年10月23日至25日,市档案局副局长张洪涛带领新馆建设考察组一行,包括2019年将要建馆的汉台区、南郑区、城固县、勉县、镇巴县、佛坪县档案局负责基建的领导和相关设计院的工程师等10人,赴四川省成都市双流区、德阳绵竹市及陕西省宁强县进行了学习考察。考察组采取实地参观、听取讲解、召开座谈会、查阅相关工作资料、自由咨询交流、查看库房和各种功能用房细节等形式,全方位考察了档案馆建设的功能布局、设计理念、馆室面积、设施配套、安全保密、便捷服务、节能环保以及数字档案馆建设现状、管理体制、运行机制等方面的经验做法,收获颇丰,对我市档案馆建设等工作的开展具有很大的启迪和借鉴作

用。现将情况报告如下:

     一、各地新馆建设的基本情况

    (一)成都市双流区档案馆

    双流区档案馆新馆于2008年3月动工建设,2010年8月项目竣工。新馆净用地22.9亩,总投资达4500万元,总建筑面积达14685.03平方米。2011年1月21日全面完成搬迁工作。同年3月15日,对外服务试运行启动。6月30日新馆落成暨对外服务正式启动。按照《档案馆建设标准》,双流档案新馆可容纳今后全县50年进馆档案。档案馆配备了档案密集架、低温杀菌消毒柜、温湿度自动调控系统,安全消防监控系统、火警自动报警和自动灭火装置,建立了党政网、互联网、内部局域网系统,配备了计算机、扫描仪等必要的设施设备,初步构建起档案信息资源共享平台。2011年7月,晋升为国家一级综合档案馆。

    (二)绵竹市档案馆

    绵竹市档案馆建设方式为自建,系灾后重建项目,建设规模为县级一类档案馆,于2010年2月开工建设,当年12月竣工验收,次年4月对外启用。该馆总投资1920万元,建筑面积5800平方米,其中:库房2400平方米,服务大厅及查阅接待室290平方米,展厅400平方米,办公用房930平方米,未单独设置车库。建筑横向摆布,中庭走廊连接,划分3个功能区,分别为:开放区(A区、展厅、接待大厅、办公室);封闭区(B区,库房);半封闭区(CD区,中央控制室、数字化加工机房)。2012年11月成功创建为国家一级综合档案馆。

    (三)宁强县档案馆

     宁强县档案馆新馆总投资1114万元,征地4941平方米(7.4亩),馆库建筑面积3655 平方米(共计4层,其中库区2000 平方米,办公区及技术用房1655平方米)。房屋建筑为框架结构,抗震设防烈度为7度(基本地震加速度值为0.15克),库区荷载12千牛/平方米 ,二级防火,三类防雷。该工程于2009年12月开工,土建主体工程已于2010年8月竣工,同年9月16日完成了主体工程竣工验收。新馆于2012年10月投入使用,可满足今后30年档案保管、利用需要,库容量可达25万卷。按照国家计划,宁强县档案馆建筑面积为5133 平方米 ,止2016年还有1478平方米业务用房需要建设,目前已完工。宁强县档案馆于2015年8月创建成功为国家一级综合档案馆。

     二、特色经验交流

    在此次考察中,绵竹市档案局以自身新馆建设和运行为案例,副局长邱云辉为我们作了详细地经验介绍和分享:1、查阅大厅、展室应设在一楼,以更好地方便群众;2、库房的承重为12千牛,应高于办公和技术用房,建议档案馆库区域分开;3、爱国主义教育基地要与建设同期同步规划,这样使展室的布设和房间结合更完美;4、在功能布局上,要将综合布线、各种网线等因素纳入其中,特别是包括消防、预埋的电线、网线之类的隐蔽工程质量一定要做好,考虑要尽可能地充分、周全;5、数字档案馆建设耗资巨大,不仅要与建设同步考虑,还要注意软硬件两方面建设的不断投入和加强,要总体规划,分期实施;6、库房面积尽可能地最大化,既满足现实又考虑将来;7、新馆建成投用第一年就要全面启动各类设备设施,一是为了来年的经费预算作依据,二是为了检验完善设备运行情况,发现问题好及时沟通立即处理。

      三、对今后新馆建设的建议和启示

     (一)档案部门积极作为、加强沟通、争取支持、密切配合是促进建用相适的重要保障。档案馆建设是一个庞大、系统的工程,头绪万千、事务繁杂。目前,各地档案馆建设模式基本为代建,代建方式固然能在一定程度上提升建设规划的专业性,但毕竟不是代建部门的“家门事”,代建部门精力有限、对档案专业用房不熟悉,档案部门作为使用单位,要主动向党委、政府汇报档案新馆项目进展情况,争取支持,要在档案馆项目开展初设时及时跟进,做好各项功能定位,要围绕建设什么样的档案馆和如何建设好档案馆的目标来跟进设计。同时加强与有关单位的密切配合,在建设中应照顾代建方的施工需要,与代建方有序配合、无缝对接,避免建设与使用上的脱节。要加强与财政、国土等单位的协调,争取支持和配合,为新馆建设开“绿灯”。

     (二)新馆建设科学定位、合理设计、充分考虑、循序渐进是提升建用水平的重要条件。档案馆建设是百年大计,此次考察的各地都是结合自身工作实际,科学定位、合理设计,按展厅、库房、对外服务用房、设施设备用房、业务技术用房、办公用房和其他用房等标准开展设计建设,功能和结构都比较符合新形势下档案馆的要求,更有一些宝贵的经验值得我们借鉴:

    1、新馆建设要讲究方式、循序渐进。要发扬习总书记提出的“钉钉子精神”,明确新馆要达到什么建设和使用效果,设置什么用房,需前置思考、提前构思,确定好思路目标和总体需求,再开始规划设计和整体布局,然后沿着正确的目标一以贯之、久久为功、持之以恒,最后逐步对每个区域进行填充和完善,才能取得较好的效果。

    2、新馆布局要强调功能分区。无论新馆大楼横向连接或竖向一体,各地新馆基本都分为三个功能区,即:开放区(A区,展厅、查阅室、车库等);半封闭区(B区,办公室、会议室、报告厅等);全封闭区(C区,库房、设施设备用房等)。因此,在开始着手内部设计时,第一步就要进行分区布局,每个区域之间隔断,既方便使用,又保障工作衔接与档案安全。

    3、楼层设置要考虑方便、安全、美观等综合因素。一般来说,为方便对外宣传、群众办事,展厅和查档利用室设置在一楼为宜。库房最好不要全部设置在顶层或上半部分楼层,应从半封闭区开始就设置库房,这样可以避免头重脚轻,而且如遇地震等灾害时上层最先凹陷或垮塌,因此库房建设最佳为单体建筑,便于安全管理。

     4、库房、管线、展厅面积要充分留足,要有前瞻性。库房要留置一定空间,根据需求,测算未来20年、30年或50年的档案进库数量和占用面积,还要考虑到寄存档案增多、进驻单位档案等因素,如社保、医保档案,组织部干部人事档案、纪检监察机关案件档案等。每个单位的档案库柜也要留存一部分,用于放置该单位未来所产生的档案。除此之外,还要考虑将来需要新增库房,是在现在库房的基础上进行延伸还是将其它业务用房改建为库房。电线、网线一定要多,要预留,为添置设备及充分使用考虑到位。展厅设计应大气,面积留够,最好设置2个展厅及以上,可分为1个固定展厅和1个专题展厅(流动式)。遂宁市档案局现在的展厅就是由于面积过小,新增的展板基本都挂在过道上。

     5、展厅设计要编制大纲、多方论证、多员参与。展厅是展示档案系统乃至城市名片的重要窗口,要按照先编制大纲、搭建框架,后收集资料、操作布置来进行。在大纲编制后,还要邀请资深历史专家、有关单位部门对大纲可行、准确、完整进行充分论证与校对,既能集思广益又能查漏补缺。

     6、设施设备建设要融入总体建设、完善完备。要在建设库房时,同时对消防、电器设备进行布局设计,实行库房一体化设计。要添置完善各类设备设施,消防、控温、除湿、灭虫、防震等库房设施和业务用房专业设备要应有尽有,要前移设施设备添置,做到新馆先装置设施,再投入使用。同时注意中央空调与恒温恒湿设备的结合使用,以达到满意的温湿度控制效果。

     (三)新馆建设和运行公平竞价、充分预算、注重细节、有序衔接是提高建用实效的重要因素。“不仅建好、而且用好”是档案馆建设和使用的终极目标,在考察中一些档案馆提出的工作细节也应注意。

     1、展厅要采取竞争性磋商、综合谈判,建议不使用低价中标。展厅制作等中标单位要在保证质量与效果的前提下,再考虑价格因素。宜宾市档案局回忆当时设计费用为900万,后来选择低价550万中标,但实际效果远远没有达到该局预期,而且在制作中产生了较多的新增费用。所以,业主单位需要精心考虑招标方式,综合考虑中标单位资质,充分考虑涉及项目需求,在制作前要确定总费用基数,报相关部门审议后再实施,不能一边制作一边新增费用。

     2、经费要预算充分、考虑周到。经费预算上要统筹规划,既要考虑馆体建设资金,又要充分考虑消防、恒温除湿等配套设施购置、运行经费及展厅制作等内部装饰经费。在设备投入使用后,计算好运行经费,做好财政预算,既要测算好承担能力,还要控制运行成本。

     3、新馆搬迁要摸清家底、衔接有序。要制定搬迁方案,按方案程序逐步逐条进行。搬迁前,要重点对库房档案进行清点盘查,分类归纳、登记造册,同时要对档案进行消毒、杀虫等;搬迁中,最好采取武装押运,档案局工作人员组成工作组,上车一组人、跟车一组人、卸车进馆一组人,做好各个环节的衔接,形成一条完整、严实的流水工作线,保证不出纰漏;搬迁后,要对进库档案进行核对,查看搬迁过程中是否有遗漏,及时对进库档案进行消毒、杀虫等,确保档案实体安全。

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