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浙江丽水市档案局构建档案协同管理系统 提升档案治理现代化水平
2020-04-02 15:10  

 

浙江丽水市档案局

构建档案协同管理系统 提升档案治理现代化水平

作者:邱文峰

来源:中国档案报

 

    本报讯 近年来,浙江省丽水市档案局将数字化变革力量融入档案法治建设,以市、县、乡三级机关部门档案共建共享的方式,推进档案业务协同、档案资源共享、档案监管同步,构建市域统一、线上线下融合、与政务服务网无缝对接的档案协同管理系统,实现“一网监管”和全市档案资源共建共享,着力提升档案治理现代化水平。

    市档案局依托政务云资源,采取市、县联建的方式,建成覆盖全市所有机关部门、乡镇、村的“1+10+N档案协同管理系统”(以下简称“协同管理系统”)。其中1为市本级、10为市域内10个县(市、区、开发区)、N为市域内所有数字档案室,且全市已经开通数字档案室850余个。目前,该系统拥有办公自动化系统电子公文、纸质档案数字化成果等电子档案1500余万件。协同管理系统的建成,使各机关部门不再需要单独建设数字档案室系统,同时打破各机关档案室的数据壁垒,实现共建共享。

    协同管理系统以存量档案数字化、增量档案电子化为目标,采取线上线下融合的方式,统一管理市域各部门档案资源。具体来说,线上与办公自动化系统建立归档接口,实现市域内党政机关电子公文在线归档;线下开展机关档案室藏档案数字化工作,并上传到协同管理系统实现数据共享。市档案局还努力建成“最多跑一次”电子档案归档平台,实现市域内政务服务网行政审批电子文件在线归档与格式转换。

    此外,协同管理系统还建有机关档案室在线监管模块。档案行政管理部门可以即时在线监控各级机关数字档案室电子文件归档情况,并对未及时归档的部门和单位,及时提出数据监督指导;同时,还可以应用技术手段,对机关数字档案室共享利用的电子档案进行来源可追溯的真实性认证。2019年,市档案局出台了地方标准《“最多跑一次”电子档案元数据规范》,并将其应用于协同管理系统,以技术标准保证电子档案的真实性、完整性、可靠性和安全性,积极探索依法保障电子档案在线利用的有效措施,杜绝协同管理系统电子档案在利用过程中可能出现的伪造、篡改等行为。

    市档案局在协同管理系统中嵌入档案行政执法模块,开展机关数字档案室在线执法检查工作和档案安全风险评估工作。具体操作步骤为:由档案行政管理部门预设机关数字档案室执法检查内容和检查标准,向通过“政务服务网+监管”系统抽取的“双随机”行政执法对象发出执法检查通知;再由执法检查对象在协同管理系统中上报自查报告,执法人员可以通过调取机关数字档案室的数据在线进行执法检查,也可以对机关档案室进行实体档案保管条件、安全措施落实情况进行现场检查;执法人员在将检查结果录入“政务服务网+监管”系统的同时,也录入档案协同管理系统,并由档案协同管理系统在线公开执法检查结果。

    推进市域机关数字档案室业务协同、效能提升、数据共享,依托数字化变革力量提高档案依法治理水平,建设融档案采集、接收、整理、利用于一体,市、县、乡镇三级共享的协同管理系统,是全市档案行政管理部门认真学习贯彻党的十九届四中全会精神,高水平推进市域治理现代化的一项重要举措。全市各级档案行政管理部门将继续高水平推进市域档案治理现代化,融入新时代市域治理新局面。

    原载于《中国档案报》2020年3月30日 总第3505期 第二版

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