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江西省档案馆出台电子档案移交与接收管理办法
2020-06-11 15:31 江西省档案馆 曾勤生 

 

近日,江西省档案馆出台了《江西省档案馆电子档案移交与接收管理暂行办法》。《办法》分总则、电子档案的收集、电子档案的数据要求、电子档案的移交与接收、附则等5章共21条,对确保有保存价值的电子文件及其元数据及时归档、规范、可信、安全并按时移交和有效利用具有较强的指导性和可操作性。

《办法》明确,电子档案是指机关单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源,包括立档单位信息系统需要归档的各门类电子档案、传统载体档案的数字副本及其他数字资料等。电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据。

《办法》规定,省直单位一般自电子档案形成之日起5年内向省档案馆移交,在其纸质档案进馆时必须同步移交电子档案或数字副本,同一年度不同门类的电子档案应同时移交。移交的电子档案应完成电子档案的格式转换、元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、查杀病毒等各项工作,电子档案的数据移交可采用离线或在线两种方式进行。省直单位移交的各门类电子档案应齐全、完整,完整记录相关元数据和背景信息,其内容与元数据应当保证真实性、可靠性、完整性和可用性。电子档案门类包括保管期限为永久或定期30年的文书档案、专业档案、科技档案和照片档案、录音档案、录像档案。文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整,有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存,文件红头、电子印章保存完整。专业类电子档案的收集应按照国家和相关专业主管部门的规定执行,无规定的可参照文书类电子档案收集的要求。科技类电子档案的收集应符合科学技术档案案卷构成的一般要求。照片类、录音类、录像类电子档案内容保证照片人物形象清楚,音频、视频中的语音、影像清晰。传统载体档案的数字副本和元数据的制作应符合《纸质档案数字化管理与技术规范》的要求。文书类电子档案以件为整理单位、科技类和专业类电子档案以卷为整理单位、照片类电子档案以张(或一组组合照片)为整理单位、录音录像类电子档案以件为整理单位,采用档号作为唯一标识符对电子档案命名。电子档案格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用、可长期保存等性能。

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