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《水利工程建设项目档案管理规定》解读
2022-01-13 09:16  

 

水利工程建设项目档案,真实记录和反映了项目建设的全过程,是工程建设管理、质量监督、资金监管的重要依据,也是工程运行管理、维修养护、改造扩建的重要依据。当前,水利工程建设项目数量多、规模大、投资高,做好水利工程建设项目档案工作意义重大。为了加强水利工程建设项目档案规范化管理,水利部贯彻落实《中华人民共和国档案法》《政府投资条例》《建设项目档案管理规范》等法律法规和规范要求,修订印发了《水利工程建设项目档案管理规定》(以下简称《规定》),主要是强化了水利工程建设项目有关单位的职责任务、项目文件管理要求,细化了竣工图编制、项目文件归档程序和归档时间等具体要求,使水利工程建设项目档案管理更切合项目实际、更具可操作性。《规定》为水利部规范性文件,共八章四十五条,自2021年6月28日起施行。

修订必要性

水利工程档案是水利工程项目建设管理的重要内容,当前全国各类水利工程建设项目全面推进,工程档案管理方面还存在一些突出问题。一是重建轻管的现象较为普遍。工程建设各有关单位对档案工作不够重视,项目法人和参建单位在项目文件管理人员、项目档案管理人员、档案工作经费等方面配置不足、力量薄弱,重视工程建设进度和质量,轻视项目文件和档案管理等基础性工作,档案完整性、准确性上出现较多问题。二是参建各方对工程档案管理职责的理解存在偏差。许多参建单位认为水利工程档案管理是项目法人的职责内容,监理、施工等单位只要把建设过程中形成的文件材料交给项目法人整理就可以;项目法人各业务部门也认为文件材料整理归档等工作应该由档案管理部门负责,业务部门干好业务工作就行。这些认识上的误区影响了工程档案管理的质量。三是竣工图编制存在问题较多。竣工图编制说明、编制依据、修改和重绘要求、竣工图折叠、竣工图章和竣工图审核章使用、档号章填写等方面还存在与规范要求不一致的问题。

《规定》就当前水利工程建设项目档案管理面临的突出问题提出了针对性要求,特别是强化工程档案与工程建设同步管理,要求把档案工作融入建设管理全过程,纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制,确保实现档案工作与项目管理的深度融合,确保工程档案完整、准确、系统、规范和安全,满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

明晰职责任务

水利工程项目建设规模大、参建单位多,文件材料涉及面广、归档部门多,必须要明晰项目法人、参建各单位对工程档案的管理职责,才能实现统一管理、统一制度、统一标准的档案管理要求。《规定》分别对项目法人、项目法人档案管理机构、项目法人建设管理相关部门、参建单位所要履行的职责任务进行了明确要求,确保权责清晰、各负其责,共同做好工程档案管理工作。

1.项目法人主要履行职责任务

项目法人对工程档案工作负总责。一是要明确档案工作的分管领导,设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构;建立档案管理机构牵头、工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。二是要制定项目文件管理和档案管理相关制度,包括档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则等。三是要在招标文件中明确项目文件管理要求。与参建单位签订合同、协议时,应设立专门章节或条款,明确项目文件管理责任,包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。四是要建立项目文件管理和归档考核机制,对项目文件的形成与收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时,应对项目文件管理条款的履约情况做出评价;在合同款完工结算、支付审批时,应审查项目文件归档情况,并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设,统筹规划、同步实施。五是对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题要及时整改落实,对检查发现的档案安全隐患应及时采取补救措施予以消除。

2.项目法人档案管理机构主要履行职责任务

档案管理机构是统筹协调工程档案管理各项工作的核心部门。一是要组织协调工程建设管理相关部门和参建单位实施项目档案管理相关制度。二是要负责制定项目档案工作方案,对参建单位进行项目文件管理和归档交底。三是要负责监督、指导工程建设管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。四是要组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。五是要参加工程建设重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。六是要负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。七是要负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。

3.项目法人工程建设管理相关部门主要履行职责任务

一是要负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求。二是要负责对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。三是要负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

4.参建单位主要履行职责任务

参建单位是开展工程档案收集整理归档的主体。一是要建立符合项目法人要求且规范的项目文件管理和档案管理制度,报项目法人确认后实施。二是要负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作,接受项目法人的监督和指导。三是监理单位要负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查,形成监理审核报告。

明确归档要求

工程档案必须真实、准确,与工程实际相符,项目文件材料整理归档要保证格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备等规范要求。

1.强调照片、声像档案收集整理归档

照片和音视频文件归档是工程档案管理中的薄弱项,很多单位对其重视程度不够,把归档文件狭隘理解为纸质文件,导致档案收集不完整、整理不规范等现象比较突出,造成无法弥补的损失。《规定》特别强调,水利工程建设项目重要活动及事件,原始地形地貌,工程形象进度,隐蔽工程,关键节点工序,重要部位,地质、施工及设备缺陷处理,工程质量或安全事故,重要芯样,工程验收等,必须形成照片和音视频文件,并按照相关档案管理规范进行整理归档。

2.确定工程档案的归档范围

《规定》附件2中制定了水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表,从前期工作、征地补偿与移民安置、建设实施(工程建设管理文件、招标投标/合同协议文件、施工文件、设备制造/采购文件、信息系统开发文件、监理监造文件、科研项目文件)、生产准备/试运行、竣工验收等5个类别提出了167方面应归档文件材料的范围,并注明了保管期限。这个归档范围和保管期限是从全国各类水利工程建设项目中总结归纳的,结合到具体的水利工程建设项目,必须根据实际情况,由项目法人技术负责人牵头、各工程建设管理部门和参建单位技术负责人员、档案员参加,共同研究制定适合本项目实际的文件归档范围和档案保管期限表,印发工程管理各部门和各参建单位对照执行,确保应归档文件材料收集齐全完整。需要提醒注意的是,该文件归档范围不能直接作为项目档案分类方案使用。

3.建立工程档案审查机制

项目法人与参建单位按照职责分工,分别组织对归档文件进行质量审查。一是施工文件、设备采购制造文件,参建单位组卷、整理完毕并自查后,依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。二是信息系统文件,参建单位组卷、整理完毕并自查后,依次由监理单位、项目法人信息化管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。三是监理文件、总承包文件、科研项目文件和第三方检测文件,有关单位组卷、整理完毕并自查后,依次由项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。四是项目法人各部门文件,依次由部门负责人、项目法人档案管理机构进行审查。各审查责任主体对审查发现的问题,要形成记录并反馈被审查单位,被审查单位要及时整改,形成整改闭环,合格后方可归档。

4.明确各类文件归档时间

项目文件何时归档,一直以来都是项目法人相关部门和参建单位牵扯不清的地方,很多项目建设都出现项目文件归档迟滞的现象,有的项目甚至出现参建单位承担工程完工验收几年后其文件尚未归档移交的情况,直接影响到项目后续验收等相关工作的开展。《规定》从11个方面明确各类文件的具体归档时间,要求相关文件要经规范整理及审查后及时归档。一是前期文件在相关工作结束时归档;二是管理性文件宜按年度归档,同一事由产生的跨年度文件在办结年度归档;三是施工文件(含竣工图)在项目合同验收后归档,建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档;四是设备制造采购文件在相关工作完成后归档;五是信息系统开发文件在系统验收后归档;六是监理文件在监理的项目合同验收后归档;七是第三方检测文件在检测工作完成后集中归档;八是科研项目文件在结题验收后归档;九是生产准备、试运行文件在试运行结束时归档;十是实行总承包的项目文件在项目合同验收后归档;十一是各专项验收和竣工验收文件在验收通过后归档。

5.明确项目档案管理卷要求

项目法人档案管理机构负责建立项目档案管理卷,是《建设项目档案管理规范》中提出的要求,在实际工作中也特别具有现实需求。《规定》明确提出,要把项目建设过程中形成的包括项目概况、管理办法、分类方案、整理细则、归档范围和保管期限表、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册等凡是能说明项目档案管理情况的有关材料组成专门案卷。待项目竣工验收后,无论是移交工程运行管理单位、项目主管部门、档案馆或者是其他管理人员都可以一目了然地通过项目档案管理卷了解该工程档案相关情况,方便档案管理和档案检索利用。

《规定》还对项目电子文件和电子档案管理、档案验收与移交等进行了明确规定,附件1对水利工程建设项目竣工图编制要求从6个方面予以专门表述,方便档案管理人员对照执行。

文章来源:《中国档案》

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