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全宗卷规范
2009-09-12 11:49  

 

中华人民共和国行业标准
全宗卷规范
DA/T12-1994    1995-6-12国家档案局批准     1995-10-01实施
1 主题内容与适用范围
1.1 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。
1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。
2 引用标准
  DA/T1-92 档案工作基本术语
  GB9705-88 文书档案案卷格式
3 全宗卷编制原则
3.1 档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3.2 全宗卷的各种文件材料,包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.3 宗卷内的文件材料,应按照其固有的特点,保持文件材料间的有机联系,反映全宗管理的历史面貌,以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容
4.1 档案收集:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
4.2 档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
4.3 档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4.4 档案保管:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。
4.5 档案统计:档案收进、移出登记,案卷基本情况和重要利用统计表等。
4.6 档案利用:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4.7 档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理
5.1 全宗卷内文件材料,是随全宗管理的延续而逐渐增加的,平时必须注意积累,把全宗管理中产生的文件材料,先归入预设的卷夹内,文件材料积累到一定数量时,及时进行整理组卷,数量多的可设分卷。
5.2 整理组卷时,必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值,对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
5.3 卷内文件材料按问题??时间进行系统排列,排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料,在此基础上编制卷内目录。
5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号,装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm,封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者(见图1)。(图略)
5.5 卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm,其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格(见图2)(图略)。卷盒面、脊印“全宗卷”三字,并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期(见图3)。(图略)
6 全宗卷的管理
6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管,按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时,可分装数盒,形成若干分卷,并在全宗号后加横短和分卷序号,如:50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
6.2 馆藏全宗采取分若干个部类(如按政权性质等)管理的,可按部门分别排序,编制全宗卷目录,相对集中保管。
6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆,其形成的全宗卷,可置于每个全宗排列的卷首。
6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时,其全宗卷亦随同移交。
附加说明
  本标准起草单位:湖北省档案馆
  本标准起草人:孙振涛、葛成芬、冯玉江、吕炎生   
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