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解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》创新特点
2009-09-12 14:28  

 

解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》创新特点

20061218,国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称规定)。新《规定》无论在内容还是形式上与以往相比都有较大改进和创新。现就国家档案局副局长李明华提出的“六大改变”,谈一谈自己的理解,供商榷。

一、新《规定》是将两个文件合二为一,并将业务文件上升为行政法规

这次发布施行的新《规定》是国家档案局根据新时期机关档案工作面临的新形势、新问题和新要求,对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》(国档发[1987]27号)两个业务文件进行合并,并加以充实和修订,重新发布的一个重要法规。新《规定》以“令”的形式颁布施行,首次将业务文件上升为行政法规,使其具有法律效力,这充分体现了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视。新《规定》的发布实施必将对机关今后正确界定文件材料归档范围、准确划分文书档案保管期限,及时开展档案价值鉴定工作,确保国家档案资源的齐全完整起到积极的推动作用。

二、对文书档案保管期限的划分方法作了重大改革

1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》中的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种,“短期”保管期限为115年,“长期”为1650年,时间期限界定较为模糊、冗长。新《规定》中仅有“永久”和“定期”二种,并且对“定期”保管期限实行了标时制,分为30年和10年两个具体年限,时间期限规定更为明确、具体。这样既有利于档案保管流程的畅通,使机关库藏档案处于优化状态,又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题,提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。

三、突出了立档单位的主体地位

《规定》在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时,与原来的规定相比,新的规定充分体现了“以我为主”的指导思想,突出立档单位的主体地位,淡化非立档单位的作用和地位,涵盖了本机关主要职能活动的所有范围,特别是各类反映单位主要职能活动、基本历史面貌、与群众切身利益息息相关的业务档案全部纳入归档范围,避免了重要文件材料的散失和缺漏,解决了各部门之间文件材料的重复归档问题。如《规定》在界定机关文件材料归档范围时,增补了“机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料”条款,以强化立档单位的主体地位。

四、条款进一步细化,充实了一些新领域的文件材料

这次随《规定》颁布的《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款为84项,比1987年规定的63项增加21项。一是新《文书档案保管期限表》对有关名词术语解释更加科学、规范,概念定义更加清晰、细化。如新表中重新对“机关物资”和“国有资产管理”等文件材料进行了充实和增补。二是新的文书档案保管期限表中还充实了一些有关行政管理、行政审批、产权关系和个人权益等新领域的文件材料。如:在新《文书档案保管期限表》中,增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。

五、调整了一些文件材料的保管期限

新《文书档案保管期限表》中,凡是涉及与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。如:“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料”由长期调整为永久保管。人事任免、人事考核、职称评审等文件材料全部调整为永久保管。

新增加的涉及行政执法、行政审批、产权关系有关的档案,大多数被界定为永久保管。如:“不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料”、“20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料”等被界定为永久保管。

上级或下级机关的文件材料,在本机关归档时,其保管期限也有所下调。如“上级机关制发的属于本机关主管业务的一般文件材料”由长期下调为10年保管;“下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料”由长期下调为10年保管。

六、“备案制”改为“审批制”,加大了档案行政管理力度。

1987年的规定中,各机关制定的文书档案保管期限在经本机关领导人审查批准施行后,报同级档案行政管理部门备案。新的规定改变了过去备案的做法,将“备案制”改为“审批制”,建立了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度,即“各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。通过该项条款,切实加大了各级档案行政管理部门的管理力度,对建立行之有效的机关文件材料归档的监督和管理体系必将起到重要的作用。

 

 

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